O que é o Koha e por que as bibliotecas o escolhem
O Koha é o primeiro sistema integrado de gestão de bibliotecas (ILS) de código aberto do mundo. Nasceu na Nova Zelândia em 1999, entrou em produção em janeiro de 2000 e hoje é mantido por uma comunidade internacional de bibliotecários e desenvolvedores que publica duas versões principais por ano. O Koha cobre tudo o que a biblioteca faz no dia a dia: catalogação, circulação, aquisição, periódicos, cadastro de usuários, relatórios e um catálogo público (OPAC) que o leitor consulta de qualquer dispositivo.
As bibliotecas migram para o Koha por três motivos. Não há licença, então o orçamento que ia para uma assinatura anual passa a financiar serviços que melhoram a biblioteca. Os dados pertencem à instituição, em formatos padrão que podem ser exportados a qualquer momento. E o Koha é maduro: milhares de bibliotecas universitárias, públicas, escolares e especializadas o usam em produção.
Para quem cataloga em português, dois detalhes importam. O Koha trabalha com MARC21, o mesmo formato em que a Fundação Biblioteca Nacional, agência bibliográfica nacional do Brasil, registra suas descrições, e também suporta UNIMARC, o formato definido pela PORBASE, o catálogo coletivo das bibliotecas portuguesas. Além disso, a comunidade mantém a tradução da interface para o português do Brasil e para o português europeu.
O que o Koha não traz é o trabalho de colocá-lo em funcionamento. Instalar, migrar anos de registros sem perder empréstimos nem reservas, configurar regras de circulação que reflitam as suas políticas e manter o sistema atualizado é trabalho especializado. É esse o trabalho da BiblioLabTech.
Como a BiblioLabTech implanta o Koha
A BiblioLabTech conduz projetos de Koha de ponta a ponta, de modo que a biblioteca trata com uma única equipe do primeiro diagnóstico à última atualização. Um projeto costuma abranger quatro frentes.
Instalação e parametrização
Instalamos o Koha na infraestrutura escolhida pela instituição e o configuramos de acordo com as políticas reais da biblioteca: estruturas MARC, tipos de material, códigos de coleção, regras de empréstimo e multas, categorias de usuário, permissões da equipe, avisos e OPAC. Bibliotecas com várias unidades podem operar todas em uma única instância, com regras compartilhadas ou próprias.
Migração do sistema atual
A migração para o Koha é onde um projeto dá certo ou fracassa. Extraímos os dados do sistema atual, mapeamos campo a campo e fazemos cargas de teste até que as contagens e as amostras batam. Antes da carga final, entregamos um relatório de qualidade com duplicados, campos obrigatórios vazios, autoridades inconsistentes e problemas de codificação de caracteres, e a biblioteca decide o que se corrige automaticamente, o que se revisa à mão e o que se migra como está.
Capacitação por função
Em vez de uma sessão geral, a BiblioLabTech capacita cada equipe no trabalho que ela realmente faz: processamento técnico, circulação e atendimento, aquisição e periódicos, e administração do sistema para a equipe de TI. A capacitação acontece na instância da própria biblioteca, com o próprio acervo, e todas as sessões ficam gravadas.
Suporte e atualizações
Depois da entrada em produção, a biblioteca passa ao suporte anual: atendimento a incidentes com tempos de resposta acordados, apoio funcional à equipe e atualizações do Koha testadas em homologação antes de chegarem à produção. Veja em detalhe o que inclui o suporte ao Koha.
Catalogação assistida por IA, incluída no projeto
Toda implantação do Koha feita pela BiblioLabTech inclui o BiblioScan AI sem custo adicional. O catalogador fotografa a capa, a página de créditos e o sumário; o BiblioScan AI lê as imagens e preenche um registro MARC21 em rascunho dentro do Koha. O catalogador revisa, corrige e salva, de modo que o controle bibliográfico continua humano e a transcrição repetitiva desaparece. Para bibliotecas com acervo acumulado sem catalogar, isso muda a conta do projeto. Entenda passo a passo como funciona a catalogação com inteligência artificial.
Hospedagem: servidores da instituição ou nuvem gerenciada
O Koha roda em Linux com componentes de código aberto, então também não há licenças de sistema operacional nem de banco de dados. Algumas instituições precisam manter os dados dos usuários na própria infraestrutura; nesse caso, a BiblioLabTech instala o Koha ali e entrega um servidor documentado, com backups e monitoramento configurados, e a equipe de TI mantém o controle. Outras preferem não administrar servidores e optam pela hospedagem gerenciada do Koha, com backups diários, HTTPS, monitoramento de disponibilidade e atualizações de segurança por conta da nossa equipe.
O que define o custo de um projeto de Koha
Como não há licença, o custo do Koha é o custo dos serviços em torno dele. Os fatores que mais pesam são o volume e a qualidade dos registros a migrar, o número de unidades na mesma instância, as integrações com os sistemas da instituição e quem hospeda o sistema. Um catálogo limpo em MARC21 custa bem menos para migrar do que um formato proprietário com registros sem padronização. A duração da migração acompanha esse mesmo raciocínio:
| Volume do acervo | Duração típica da migração |
|---|---|
| Cerca de 9 mil registros | 3 a 5 semanas |
| Cerca de 16,6 mil registros | 5 a 8 semanas |
| Cerca de 25 mil registros em 3 unidades | 8 a 12 semanas |
| Mais de 100 mil registros | 3 a 6 meses |
Nosso guia sobre quanto custa implantar o Koha detalha as faixas de referência componente por componente e mostra como pedir propostas comparáveis entre fornecedores.
Onde o Koha da BiblioLabTech funciona hoje
A Escuela Colombiana de Ingeniería Julio Garavito, em Bogotá, opera seu catálogo no Koha com catalogação assistida pelo BiblioScan AI, ao lado de um repositório DSpace, do metabuscador BiblioMeta e de um chatbot de referência, tudo em um servidor dedicado administrado pela BiblioLabTech. Leia o estudo de caso completo.
A BiblioLabTech trabalha remotamente com bibliotecas de qualquer país, com atendimento em português. Nossa equipe fica na Colômbia, no fuso UTC−5, com boa sobreposição ao horário comercial brasileiro. Conte-nos sobre a sua biblioteca e responderemos com uma proposta dimensionada: o que o projeto envolve, quanto tempo leva e quanto custa.
O Koha é software livre desenvolvido e mantido por sua comunidade internacional em koha-community.org.