Escuela Colombiana de Ingeniería Julio Garavito: catálogo, repositório, metabuscador e assistente de referência em uma única infraestrutura

Contexto da instituição

A Escuela Colombiana de Ingeniería Julio Garavito é uma universidade privada com sede em Bogotá, especializada em engenharia e disciplinas afins. Sua biblioteca atende a uma comunidade acadêmica que trabalha com literatura técnica, normas e produção própria de pesquisa, e que exige tanto um catálogo atualizado quanto acesso rápido à produção institucional.

O desafio

A biblioteca não tinha um problema isolado para resolver, e sim quatro frentes que se condicionavam entre si. O catálogo e o repositório viviam como sistemas separados, com interfaces diferentes para o usuário. O processamento técnico dependia de digitação manual, tanto para catalogar material novo quanto para descrever os documentos que entravam no repositório. Os recursos eletrônicos assinados, o catálogo e a produção própria eram consultados por caminhos diferentes, de modo que um estudante precisava saber de antemão onde buscar. E a equipe de referência dedicava uma parte grande da jornada a responder consultas operacionais repetidas.

Resolver apenas uma dessas frentes teria deixado as outras três de pé, por isso o projeto foi pensado como uma plataforma integrada, e não como quatro compras independentes.

O que implementamos

• Koha como sistema integrado de gestão de bibliotecas, com o seu catálogo público on-line.
• BiblioScan AI para catalogação assistida por inteligência artificial a partir de fotografias do material.
• DSpace como repositório institucional de acesso aberto para a produção acadêmica da universidade.
• MetaExtract API integrada ao fluxo de depósito do repositório, para preencher automaticamente os metadados descritivos de cada documento.
• BiblioMeta como metabuscador, com painel de administração e estatísticas de uso em tempo real.
• ChatBot Referencista para o serviço de referência da biblioteca.

Como fizemos

O projeto foi executado por fases, e não em uma única implantação simultânea, justamente porque cada componente depende de que o anterior esteja estável.

1. Infraestrutura. Foi provisionado um servidor dedicado da universidade, administrado pela nossa equipe, que hospeda o catálogo e o repositório com HTTPS, backups automáticos e monitoramento.
2. Modelo de informação. Foram acordados o perfil de catalogação MARC21, a estrutura de comunidades e coleções do repositório e o esquema de metadados com os seus campos obrigatórios.
3. Migração e carga. Os dados bibliográficos e de usuários foram migrados para o catálogo, e a produção acadêmica foi carregada no repositório.
4. Camada de inteligência artificial. O BiblioScan AI foi integrado ao fluxo de processamento técnico e a MetaExtract API ao formulário de depósito, com revisão humana obrigatória antes de salvar cada registro.
5. Descoberta. As fontes da biblioteca foram conectadas ao BiblioMeta, publicado como ponto de entrada de busca, com o seu painel de métricas.
6. Serviço de referência. Foram preparados o corpus institucional do assistente conversacional e as regras de encaminhamento à equipe, e foi feito um piloto interno antes de abri-lo ao público.

Resultado

A biblioteca opera hoje sobre uma plataforma coerente: o catálogo, o repositório e o metabuscador são acessíveis publicamente, o repositório expõe o seu conteúdo a buscadores acadêmicos e agregadores, e as tarefas de descrição documental passaram da transcrição para a revisão. A relação se manteve ao longo do tempo com ampliações sucessivas do escopo, e o serviço de assistente de referência é o componente incorporado mais recentemente.

Tecnologias

Koha, DSpace, BiblioScan AI, MetaExtract API, BiblioMeta, ChatBot Referencista, MARC21, Dublin Core, OAI-PMH, servidor Linux dedicado administrado pela BiblioLabTech.