Quanto custa implantar o Koha: custos reais, componente por componente

O que é gratuito e o que se paga

A confusão mais comum é achar que “software livre” significa “projeto gratuito”. Não é assim, e vale dizer isso sem rodeios.

• Gratuito: o software, as atualizações publicadas pela comunidade, a documentação oficial, o número de usuários, o número de registros do catálogo e o número de unidades. O Koha não cobra por módulo nem por exemplar.
• Pago: o trabalho humano e a infraestrutura. Instalar, configurar, migrar dados, treinar, hospedar, fazer backup, atualizar e responder quando algo falha.

A diferença de fundo em relação a um sistema proprietário não é que um custe e o outro não, e sim no que o dinheiro se transforma: em um ILS com licença, parte do orçamento anual paga o direito de continuar usando o software; no Koha, esse mesmo dinheiro paga serviços que a instituição pode contratar, trocar de fornecedor ou internalizar. A comparação entre os dois modelos está em sistema de gestão de bibliotecas: o que é e como escolher.

Quanto custa implantar o Koha: estrutura de custos

As faixas abaixo são ordens de grandeza de projetos universitários na América Latina, não uma tabela de preços. Servem para montar um orçamento preliminar e para identificar uma cotação fora da realidade; o valor real depende das variáveis da última coluna. Os valores estão em dólares americanos: para orçar em reais, euros ou outra moeda, converta pela cotação do dia.

Os componentes não se somam todos: a maioria das universidades contrata implantação, migração, treinamento e suporte, e decide à parte se fica com a hospedagem. Por isso, quase todas as cotações que a BiblioLabTech prepara são entregues em duas versões, com hospedagem e sem hospedagem. O que cada modelo implica está em hospedagem Koha.

A migração por volume de registros

É o componente com maior dispersão de preço, porque não depende só do número de registros, mas do estado em que eles chegam. Um acervo de 9.000 registros sujo pode custar mais do que um de 25.000 bem mantido.

O detalhe técnico de cada faixa está em migração para o Koha.

O que faz o preço subir

• Várias unidades. É o multiplicador mais forte. Três campi significam três conjuntos de regras de circulação, três calendários, três grupos de usuários e três validações.
• Dados de origem em mau estado. Duplicados, campos misturados, codificação herdada, exemplares sem código de barras. Toda limpeza é trabalho manual ou semiautomático que precisa ser revisado.
• Sistema de origem sem exportação padrão. Se não há saída em ISO 2709 nem MARCXML, é preciso extrair do banco de dados e construir a conversão do zero.
• Integrações com sistemas institucionais. Autenticação no diretório da universidade, sincronização de estudantes a partir do sistema acadêmico, autoempréstimo por SIP2, coleta do repositório.
• Nível de serviço exigente. Um SLA com resposta em horas e atendimento estendido custa mais que um com resposta em dias úteis.
• Personalização profunda do OPAC. Aplicar a identidade visual é barato; redesenhar a experiência de busca é um projeto de desenvolvimento.
• Trabalho físico no acervo. Inventário, etiquetagem e colagem de etiquetas são orçados por exemplar e independem do software.

O que faz o preço cair

• Entregar uma exportação limpa em MARC21 a partir do sistema atual.
• Ter a parametrização decidida: tipos de item, categorias de usuário e regras de empréstimo definidas antes de começar.
• Indicar uma pessoa responsável na biblioteca que valide os lotes de teste sem atrasos.
• Começar com uma unidade e escalar depois, em vez de migrar os três campi no mesmo semestre.
• Aceitar o OPAC padrão com a identidade visual da instituição e deixar o redesenho para uma segunda fase.
• Não migrar o histórico completo de circulação se ninguém vai consultá-lo.

Custo total de propriedade frente a um ILS proprietário

A comparação honesta é feita em cinco anos, não no primeiro ano, porque é aí que as curvas se separam. A estrutura é esta:

Não afirmamos que o Koha seja sempre mais barato: uma universidade sem nenhum apoio técnico que contrate um SLA exigente pode gastar em serviços um valor comparável ao de uma licença. A diferença estrutural está em outro lugar: no Koha, esse gasto é contestável (pode ser renegociado, dividido entre fornecedores ou internalizado) e não compra o direito de continuar usando o software; compra trabalho.

Os custos que não aparecem na cotação

Há três itens que raramente constam de uma proposta e que, no entanto, consomem orçamento real. Vale contabilizá-los desde o início para não descobri-los no meio do projeto.

• Horas da equipe da biblioteca. Alguém precisa validar os lotes de teste, decidir a parametrização, revisar os registros migrados e participar dos treinamentos. Em um projeto de 20.000 registros, isso pode significar várias semanas de dedicação parcial de uma ou duas pessoas. Não é custo do fornecedor, mas é custo da instituição.
• Trabalho físico no acervo. Se for preciso etiquetar exemplares, imprimir e colar etiquetas de código de barras ou fazer inventário, esse esforço é orçado por exemplar e independe do software. Em acervos que nunca tiveram código de barras, costuma ser o maior item de todo o projeto.
• A dívida de dados acumulada. Um catálogo com duplicados e descrições incompletas continuará com esses problemas depois de migrar. Depurá-lo é uma decisão à parte: pode ser adiada, mas não desaparece com a troca de sistema.

A contrapartida é que esses três custos são pagos uma única vez e deixam o acervo em melhor estado do que estava. Se forem assumidos, a migração é o momento mais barato para isso, porque todo o material já está sendo mexido. É também quando a catalogação assistida pelo BiblioScan AI mais rende, ao enriquecer registros pobres sem redigitar tudo.

Como pedir uma cotação comparável

Cotações de fornecedores diferentes costumam ser incomparáveis, porque cada um supõe coisas diferentes. Para receber propostas que possam ser postas lado a lado, especifique estes oito pontos:

1. Número de registros bibliográficos, de exemplares e de usuários ativos.
2. Sistema de origem e versão exata, e se você já tem uma exportação em MARC21.
3. Número de unidades e se cada uma tem regras de circulação próprias.
4. Se quer a proposta com e sem hospedagem, como duas linhas separadas.
5. Nível de suporte esperado: horário de atendimento, tempo de resposta para uma queda do OPAC e pacote anual de horas.
6. Integrações necessárias: autenticação institucional, sistema acadêmico, autoempréstimo, repositório.
7. Treinamento: quantas pessoas, quantas sessões, remoto ou presencial.
8. O que é entregue ao final: manuais, ata de migração com contagens verificadas e credenciais de administração.

Peça sempre que a proposta separe o que se paga uma única vez do que se paga todo ano. É a única forma de projetar o custo em cinco anos e de comparar com a renovação de um sistema proprietário. Quando tiver os números do seu acervo, peça uma cotação pelo serviço de Koha da BiblioLabTech: a proposta chega em duas versões, com e sem hospedagem, e com o BiblioScan AI já incluído.