Koha, le SIGB libre adopté par des bibliothèques du monde entier
Koha est le premier système intégré de gestion de bibliothèque (SIGB) libre au monde. Né en Nouvelle-Zélande en 1999 et en production depuis le 1er janvier 2000, il est aujourd'hui maintenu par une communauté internationale de bibliothécaires et de développeurs qui publie deux versions majeures par an. La francophonie a contribué très tôt au projet : dès 2001, le développeur marseillais Paul Poulain y ajoutait de nombreuses fonctionnalités, dont le support multilingue. L'interface est aujourd'hui disponible en français, pour le personnel comme pour le public.
Koha couvre tout le travail quotidien d'une bibliothèque : catalogage en MARC21 ou en UNIMARC, autorités, circulation (prêts, retours, réservations, prolongations), acquisitions, périodiques, gestion des lecteurs, statistiques et un catalogue public (OPAC) consultable depuis n'importe quel appareil. Il repose sur les normes de la profession, Z39.50, SRU, SIP2 et OAI-PMH, qui lui permettent de dialoguer avec les autres catalogues et avec les équipements de la bibliothèque.
Les bibliothèques choisissent Koha pour trois raisons. Il n'y a pas de licence : le budget autrefois consacré à un abonnement annuel finance des services qui améliorent réellement la bibliothèque. Les données appartiennent à l'établissement, dans des formats normalisés exportables à tout moment. Et Koha a fait ses preuves : des bibliothèques universitaires, publiques, scolaires et spécialisées l'utilisent en production dans des dizaines de pays. Notre guide du SIGB et de son choix le compare aux autres options.
Ce que Koha ne fournit pas, c'est le travail de mise en service : l'installer, migrer des années de notices sans perdre un prêt ni une réservation, traduire vos règles de prêt dans le paramétrage et maintenir le système à jour. C'est précisément le métier de BiblioLabTech.
Comment BiblioLabTech met en œuvre Koha
BiblioLabTech conduit les projets Koha de bout en bout : la bibliothèque garde un seul interlocuteur, du premier diagnostic à la dernière montée de version. Un projet couvre en général quatre volets, détaillés dans notre guide de mise en œuvre de Koha.
Installation et paramétrage
Nous déployons Koha sur l'infrastructure choisie par l'établissement et le paramétrons selon vos politiques réelles : grilles de catalogage, types de documents, codes de collection, règles de prêt et d'amendes, catégories de lecteurs, droits du personnel, notifications et OPAC. Un réseau de bibliothèques ou plusieurs campus peuvent fonctionner dans une seule instance, avec des règles communes ou propres à chaque site. Le format bibliographique, MARC21 ou UNIMARC, se choisit à l'installation : nous prenons cette décision avec vous dès le diagnostic.
Migration depuis votre SIGB actuel
La migration vers Koha est l'étape qui fait réussir ou échouer un projet. Nous extrayons les données du système actuel, les faisons correspondre champ par champ et réalisons des chargements de test jusqu'à ce que les volumes et les échantillons concordent. Avant le chargement définitif, vous recevez un rapport de qualité : doublons, champs obligatoires vides, autorités incohérentes, encodages de caractères abîmés. C'est la bibliothèque qui décide de ce qui est corrigé automatiquement, de ce qui est revu à la main et de ce qui est migré tel quel pour être repris plus tard.
Depuis PMB, par exemple, le catalogue s'exporte en UNIMARC ou en MARC21 au format XML, complété par un export de la base MySQL. Si votre catalogue est en UNIMARC, deux voies s'offrent à vous : le conserver tel quel dans Koha, ou passer à MARC21 avec une conversion de champs qui exige une vérification attentive des points d'accès. Les migrations depuis Aleph, Symphony, ABCD, Winisis ou de simples tableurs suivent la même méthode.
Formation par métier
Plutôt qu'une session générale, BiblioLabTech forme chaque équipe au travail qu'elle fait réellement : catalogage et autorités, circulation et accueil du public, acquisitions et périodiques, administration du système pour le service informatique. La formation se déroule sur votre propre instance, avec votre propre catalogue, et chaque session est enregistrée.
Support et montées de version
Après la mise en production, la bibliothèque passe au support annuel : traitement des incidents selon leur gravité, accompagnement fonctionnel des équipes et mises à jour de Koha testées en préproduction avant d'atteindre la production. Notre article sur le support Koha détaille ce qu'un contrat sérieux doit couvrir.
Catalogage assisté par IA, inclus sans surcoût
Chaque mise en œuvre de Koha par BiblioLabTech inclut BiblioScan AI. Le catalogueur photographie la couverture, la page de titre et la table des matières ; BiblioScan AI lit les images et propose une notice MARC21 dans Koha. Le catalogueur vérifie, corrige et enregistre : le contrôle bibliographique reste humain, la saisie répétitive disparaît. Pour une bibliothèque qui accumule du retard de catalogage, cela change l'économie du projet. Voyez comment fonctionne le catalogage par intelligence artificielle, étape par étape.
Deux précisions, par honnêteté. BiblioScan AI produit aujourd'hui des notices MARC21 : si votre catalogue Koha est en UNIMARC, nous examinons ce point avec vous dès le diagnostic. Et l'outil traite des ouvrages en espagnol, en anglais et en portugais ; pour un fonds majoritairement francophone, le pilote mesuré sert justement à vérifier les résultats sur vos propres livres avant tout déploiement.
Hébergement : vos serveurs ou les nôtres
Koha fonctionne sous Linux avec des composants libres, sans licence de système d'exploitation ni de base de données. Certains établissements doivent conserver les données de leurs lecteurs sur leur propre infrastructure, par exemple pour appliquer leur politique de protection des données personnelles (le RGPD en Europe) : BiblioLabTech installe alors Koha chez eux et remet un serveur documenté, avec sauvegardes et supervision déjà configurées. D'autres préfèrent ne gérer aucun serveur et choisissent l'hébergement Koha géré : sauvegardes quotidiennes, HTTPS, supervision de la disponibilité et mises à jour de sécurité sont alors assurées par notre équipe.
Dans les deux cas, Koha vous donne les outils pour protéger vos usagers : anonymisation automatique de l'historique de prêt au-delà d'un délai, droits fins pour chaque profil du personnel et journal des opérations. L'authentification peut s'appuyer sur votre annuaire existant, qu'il s'agisse de LDAP, d'Active Directory, de CAS ou de Shibboleth.
Ce qui détermine le coût d'un projet Koha
Sans licence, le coût de Koha est celui des services qui l'entourent. Les facteurs qui pèsent le plus sont le volume et la qualité des notices à migrer, le nombre de sites dans l'instance, les intégrations avec les systèmes de l'établissement et le choix de l'hébergement. Un catalogue propre, exporté dans un format MARC normalisé, coûte bien moins cher à migrer qu'un format propriétaire aux notices non normalisées.
À titre indicatif, dans les projets universitaires menés par BiblioLabTech en Amérique latine, une université d'un seul site qui migre entre 15 000 et 25 000 notices se situe la première année autour de 3 000 à 4 000 USD ; ensuite, la dépense récurrente se limite à l'hébergement et au support. Notre article sur le coût d'une mise en œuvre de Koha détaille chaque poste et compare le coût total de possession avec celui d'un SIGB propriétaire.
Où Koha et BiblioLabTech fonctionnent aujourd'hui
L'Escuela Colombiana de Ingeniería Julio Garavito, à Bogota, gère son catalogue sous Koha avec le catalogage assisté par BiblioScan AI, aux côtés d'un dépôt DSpace, de l'outil de découverte BiblioMeta et d'un chatbot de référence, le tout sur un serveur dédié de l'université administré par BiblioLabTech. Lisez l'étude de cas complète.
BiblioLabTech travaille à distance avec des bibliothèques de tous pays, et notre équipe vous répond en français. Nous sommes basés en Colombie (UTC−5) : même heure que Montréal en hiver, et nos matinées recouvrent l'après-midi en Europe et en Afrique francophone. Parlez-nous de votre bibliothèque : vous recevrez une proposition qui précise le périmètre, le calendrier et le coût.
Koha est un logiciel libre développé et maintenu par sa communauté internationale, sur koha-community.org.