Le catalogage, goulet d'étranglement de la bibliothèque
Le catalogage reste l'un des processus les plus lents et les plus coûteux d'une bibliothèque : décrire chaque document, contrôler les autorités et remplir les champs MARC21 à la main prend des minutes par notice. Quand les acquisitions et les dons arrivent plus vite que l'équipe ne peut les traiter, le retard s'accumule sur les rayonnages, et des livres déjà achetés restent invisibles dans le catalogue.
BiblioScan AI, développé par BiblioLabTech, s'attaque à la partie mécanique de ce travail. À partir de photos du livre, il propose une notice bibliographique structurée directement dans votre SIGB. Le catalogueur ne part plus d'un formulaire vide : il vérifie, corrige et valide. Notre article sur le catalogage par intelligence artificielle explique le principe en détail.
Comment fonctionne BiblioScan AI, de la photo à la notice
Entre la photo et la notice enregistrée, il y a cinq étapes concrètes, et non un clic magique.
- La capture. Un membre de l'équipe photographie la couverture, la page de titre ou la page de copyright, où figurent en général l'ISBN, l'éditeur et l'année, ainsi que la table des matières. Un téléphone suffit.
- La reconnaissance. La reconnaissance optique de caractères convertit l'image en texte ; des modèles de vision et de langage identifient ensuite le rôle de chaque élément : le titre, l'auteur, l'ISBN, l'année d'édition. C'est la différence entre transcrire une page et la cataloguer.
- La conversion au format. Les données sont placées dans les champs et sous-champs MARC21 attendus par le SIGB, selon le profil de catalogage défini avec votre bibliothèque.
- Le pré-remplissage. La notice arrive directement dans l'interface où votre équipe catalogue déjà, sans copier-coller entre deux outils.
- La révision. Le catalogueur relit, normalise et enregistre. Quand une photo est floue ou qu'un élément n'est pas clair, le système signale une faible confiance au lieu d'inventer une donnée.
Pour les exemplaires multiples, le titre est catalogué une seule fois, puis chaque exemplaire supplémentaire s'ajoute avec son code-barres et sa localisation. Photographier chaque copie n'a de sens que si elle diffère réellement : autre édition, état de conservation à noter, provenance particulière.
Ce que l'IA propose, ce que le catalogueur décide
| Tâche | Ce que fait BiblioScan AI | Ce que vérifie le catalogueur |
|---|---|---|
| Lecture du livre | Extrait titre, auteur, éditeur, ISBN et année de la photo | Que la donnée lue correspond bien à l'exemplaire, et non à une autre édition |
| Structure MARC21 | Place chaque donnée dans le bon champ et sous-champ | Les cas atypiques : œuvres anonymes, auteurs multiples, collections |
| Autorités | Propose le nom tel qu'il apparaît dans le livre | La forme retenue dans votre fichier d'autorités |
| Sujets et classification | Suggère des sujets à partir de la table des matières | La classification définitive, selon la politique du catalogue |
| Cas difficiles | Signale une faible confiance quand la photo est mauvaise | Complète ou corrige la notice à la main |
Le jugement bibliographique reste donc là où il doit être. Ce qui disparaît, c'est la saisie, qui n'apportait rien à la qualité du catalogue.
Sans changer de SIGB : Koha, Alma, DSpace et plateformes commerciales
BiblioScan AI se branche sur le système que vous utilisez déjà. Il s'intègre à Koha, à Alma et à DSpace, et peut fonctionner comme une couche au-dessus d'une plateforme commerciale : c'est le cas à l'Universidad Continental, au Pérou, qui l'a adopté sans abandonner son SIGB. Aucune migration de catalogue n'est nécessaire.
Si vous préparez un changement de système, BiblioScan AI est inclus sans surcoût dans chaque mise en œuvre de Koha par BiblioLabTech. Et si votre bibliothèque gère aussi des documents nés numériques (thèses, articles, rapports en PDF), l'outil complémentaire est MetaExtract API, qui travaille à partir du fichier lui-même : voyez notre article sur l'extraction de métadonnées par IA. Dans beaucoup de bibliothèques, BiblioScan AI couvre le fonds imprimé et MetaExtract API le dépôt numérique.
Langues, formats et limites
Mieux vaut le dire avant de signer. BiblioScan AI traite aujourd'hui des documents en espagnol, en anglais et en portugais, et produit des notices MARC21 conformes au profil configuré. Pour un fonds majoritairement francophone, ou dans d'autres langues, le pilote mesuré sert précisément à vérifier les résultats sur vos propres livres avant d'engager le flux de catalogage. Si votre catalogue est en UNIMARC, nous examinons ce point avec vous dès le diagnostic.
L'outil donne ses meilleurs résultats sur les monographies modernes à l'impression nette. Pour les fonds anciens, les alphabets non latins, les périodiques ou l'audiovisuel, le gain est plus faible et la révision plus lourde ; dans ces cas, nous recommandons de continuer à cataloguer à la main. Quant aux images, elles montrent des couvertures et des pages de titre de documents publiés, sans données personnelles ; leurs conditions de traitement, de conservation et de suppression sont fixées au contrat.
Mise en place, mesure et coût
La mise en place prend six à huit semaines, pilote compris, et quatre à cinq semaines si votre profil de catalogage est déjà défini et que votre système offre une intégration standard. Le pilote établit d'abord une ligne de base : combien de notices par heure votre équipe produit aujourd'hui, et avec quel taux de correction. La même mesure est ensuite refaite avec l'outil. C'est la seule façon honnête de donner un chiffre, car chaque bibliothèque part d'un point différent.
BiblioScan AI se souscrit sous forme de licence annuelle du service, qui couvre la mise en place, la configuration du profil, le support et les améliorations de la période. Le montant dépend du nombre de sites ou de bibliothèques utilisatrices, du volume de documents à traiter et des intégrations nécessaires avec des systèmes tiers. La formation porte moins sur la photo, très simple, que sur le bibliographique : ce qu'il faut toujours vérifier et comment rester cohérent avec le catalogue existant.
Où BiblioScan AI fonctionne aujourd'hui
L'Universidad Continental, au Pérou, utilise BiblioScan AI sur sa plateforme commerciale, en complément de MetaExtract API ; les deux services ont été renouvelés. L'Universidad Católica Luis Amigó, en Colombie, l'a ajouté pour son fonds imprimé après avoir adopté MetaExtract API, et l'a également renouvelé. L'Escuela Colombiana de Ingeniería Julio Garavito l'utilise avec son catalogue Koha, avec une révision humaine obligatoire avant chaque enregistrement.
BiblioLabTech vous répond en français et travaille à distance avec des bibliothèques de tous pays. Proposez-nous un lot de vos livres : nous vous dirons, chiffres à l'appui, ce que BiblioScan AI peut apporter à votre catalogue.