Escuela Colombiana de Ingeniería Julio Garavito : catalogue, dépôt, métamoteur et assistant de référence sur une seule infrastructure

Contexte de l'institution

L'Escuela Colombiana de Ingeniería Julio Garavito est une université privée installée à Bogotá, spécialisée en ingénierie et dans les disciplines connexes. Sa bibliothèque dessert une communauté académique qui travaille avec de la littérature technique, des normes et sa propre production de recherche, et qui exige à la fois un catalogue à jour et un accès rapide à la production institutionnelle.

Le défi

La bibliothèque n'avait pas un problème isolé à résoudre, mais quatre fronts qui se conditionnaient mutuellement. Le catalogue et le dépôt existaient comme des systèmes séparés, avec des interfaces différentes pour l'usager. Le traitement documentaire reposait sur la saisie manuelle, aussi bien pour cataloguer les nouveaux documents que pour décrire ceux qui entraient dans le dépôt. Les ressources électroniques sous abonnement, le catalogue et la production propre se consultaient par des chemins distincts, si bien qu'un étudiant devait savoir à l'avance où chercher. Enfin, l'équipe de référence consacrait une part importante de sa journée à répondre à des questions pratiques répétitives.

Résoudre un seul de ces fronts aurait laissé les trois autres en l'état : le projet a donc été conçu comme une plateforme intégrée, et non comme quatre achats indépendants.

Ce que nous avons mis en place

• Koha comme système intégré de gestion de bibliothèque, avec son catalogue public en ligne.
• BiblioScan AI pour le catalogage assisté par intelligence artificielle à partir de photos des documents.
• DSpace comme dépôt institutionnel en accès ouvert pour la production académique de l'université.
• MetaExtract API, intégrée au circuit de dépôt, pour préremplir les métadonnées descriptives de chaque document.
• BiblioMeta comme métamoteur, avec panneau d'administration et statistiques d'usage en temps réel.
• ChatBot Referencista, un chatbot pour le service de référence de la bibliothèque.

Notre démarche

Le projet a été mené par phases, et non en un seul déploiement simultané, précisément parce que chaque composant dépend de la stabilité du précédent.

1. Infrastructure. Un serveur dédié de l'université, administré par notre équipe, a été provisionné pour héberger le catalogue et le dépôt, avec HTTPS, sauvegardes automatiques et supervision.
2. Modèle d'information. Le profil de catalogage MARC21, la structure des communautés et des collections du dépôt et le schéma de métadonnées avec ses champs obligatoires ont été arrêtés d'un commun accord.
3. Migration et chargement. Les données bibliographiques et les données des usagers ont été migrées vers le catalogue, et la production académique a été chargée dans le dépôt.
4. Couche d'intelligence artificielle. BiblioScan AI a été intégré au circuit du traitement documentaire et MetaExtract API au formulaire de dépôt, avec une validation humaine obligatoire avant l'enregistrement de chaque notice.
5. Découverte. Les sources de la bibliothèque ont été connectées à BiblioMeta, publié comme point d'entrée de la recherche avec son tableau de bord.
6. Service de référence. Le corpus institutionnel de l'assistant conversationnel a été préparé, les règles de transfert vers le personnel ont été définies et un pilote interne a été mené avant l'ouverture au public.

Résultat

La bibliothèque fonctionne aujourd'hui sur une plateforme cohérente : le catalogue, le dépôt et le métamoteur sont accessibles publiquement, le dépôt expose son contenu aux moteurs de recherche académiques et aux agrégateurs, et les tâches de description documentaire sont passées de la transcription à la vérification. La relation s'est inscrite dans la durée, avec des élargissements successifs du périmètre, et l'assistant de référence est le composant le plus récemment ajouté.

Technologies

Koha, DSpace, BiblioScan AI, MetaExtract API, BiblioMeta, ChatBot Referencista, MARC21, Dublin Core, OAI-PMH, serveur Linux dédié administré par BiblioLabTech.