Coût de mise en œuvre de Koha : ce que l'on paie vraiment, poste par poste

Ce qui est gratuit et ce qui se paie

La confusion la plus fréquente consiste à croire que « logiciel libre » veut dire « projet gratuit ». Ce n'est pas le cas, et autant le dire sans détour.

• Gratuit : le logiciel, les mises à jour publiées par la communauté, la documentation officielle, le nombre d'utilisateurs, le nombre de notices et le nombre de sites. Koha ne facture ni au module ni à l'exemplaire.
• Payant : le travail humain et l'infrastructure. Installer, paramétrer, migrer les données, former, héberger, sauvegarder, mettre à jour et intervenir quand quelque chose tombe en panne.

La vraie différence avec un système propriétaire n'est pas que l'un coûte et l'autre non, mais ce que devient l'argent. Avec un SIGB sous licence, une partie du budget annuel paie le droit de continuer à utiliser le logiciel ; avec Koha, ce même argent paie des services que l'établissement peut contracter, confier à un autre prestataire ou internaliser. Nous comparons les deux modèles dans notre guide du SIGB, système intégré de gestion de bibliothèque.

Coût de mise en œuvre de Koha : la structure poste par poste

Les fourchettes ci-dessous sont des ordres de grandeur issus des projets universitaires menés par BiblioLabTech, principalement en Amérique latine, et non une grille tarifaire. Elles servent à bâtir un budget préliminaire et à repérer un devis hors norme ; le chiffre réel dépend des variables de la dernière colonne.

Les postes ne s'additionnent pas tous. La plupart des universités retiennent mise en œuvre, migration, formation et support, et décident à part de l'hébergement. C'est pourquoi BiblioLabTech remet presque toujours ses devis en deux versions, avec et sans hébergement. Les critères de ce choix sont détaillés dans notre guide de l'hébergement Koha.

La migration selon le volume de notices

C'est le poste dont le prix varie le plus, car il dépend moins du nombre de notices que de leur état. Un fonds de 9 000 notices mal tenu peut coûter plus cher qu'un fonds de 25 000 notices bien entretenu.

Le détail technique de chaque tranche se trouve dans notre guide de la migration vers Koha.

Ce qui fait monter le prix

• Plusieurs sites. C'est le multiplicateur le plus fort : trois campus, ce sont trois jeux de règles de prêt, trois calendriers, trois groupes de lecteurs et trois validations.
• Des données d'origine en mauvais état. Doublons, champs mélangés, encodage hérité, exemplaires sans code-barres : tout nettoyage est un travail manuel ou semi-automatique qu'il faut contrôler.
• Un système d'origine sans export standard. Sans sortie en ISO 2709 ni en MARCXML, il faut extraire depuis la base de données et construire la conversion de zéro.
• Des intégrations avec les systèmes de l'établissement. Authentification sur l'annuaire, synchronisation des étudiants depuis le système de scolarité, automates de prêt en SIP2, moissonnage du dépôt institutionnel.
• Un niveau de service exigeant. Un SLA avec réponse en quelques heures et horaires étendus coûte plus qu'un engagement en jours ouvrés.
• Une personnalisation poussée de l'OPAC. Appliquer la charte graphique est économique ; refondre l'expérience de recherche est un projet de développement.
• Le travail physique sur le fonds. Inventaire, étiquetage et pose de codes-barres se chiffrent à l'exemplaire, indépendamment du logiciel.

Ce qui fait baisser le prix

• Fournir un export propre, en MARC21 ou en UNIMARC, depuis le système actuel.
• Arriver avec un paramétrage décidé : types de documents, catégories de lecteurs et règles de prêt définis avant le démarrage.
• Désigner à la bibliothèque un interlocuteur responsable, qui valide les lots tests sans délai.
• Commencer par un site et étendre ensuite, plutôt que de migrer trois campus le même semestre.
• Accepter l'OPAC standard aux couleurs de l'établissement et garder la refonte pour une deuxième phase.
• Ne pas migrer l'historique complet de circulation si personne ne doit le consulter.

Coût total de possession face à un SIGB propriétaire

La comparaison honnête se fait sur cinq ans, pas sur la première année, car c'est là que les courbes se séparent :

BiblioLabTech ne prétend pas que Koha soit toujours moins cher : une université sans aucun appui technique qui souscrit un SLA exigeant peut dépenser en services un montant comparable à une licence. La différence structurelle est ailleurs : avec Koha, cette dépense est contestable, c'est-à-dire qu'elle se renégocie, se répartit entre prestataires ou s'internalise, et elle n'achète pas le droit de continuer à utiliser le logiciel, mais du travail.

Les coûts qui n'apparaissent pas dans le devis

Trois postes figurent rarement dans une proposition et consomment pourtant un budget réel. Mieux vaut les compter dès le départ pour ne pas les découvrir en cours de projet.

• Les heures de l'équipe de la bibliothèque. Quelqu'un doit valider les lots tests, décider du paramétrage, contrôler les notices migrées et suivre les formations. Pour un projet de 20 000 notices, cela peut représenter plusieurs semaines de travail à temps partiel pour une ou deux personnes. Ce n'est pas un coût du prestataire, mais c'en est un pour l'établissement.
• Le travail physique sur le fonds. S'il faut étiqueter, imprimer et coller des codes-barres ou faire un inventaire, cet effort se chiffre à l'exemplaire et ne dépend pas du logiciel. Dans un fonds qui n'a jamais eu de codes-barres, c'est souvent le poste le plus important du projet.
• La dette de données accumulée. Un catalogue plein de doublons et de descriptions incomplètes gardera ces défauts après la migration. Le nettoyer est une décision distincte : on peut la reporter, mais elle ne disparaît pas avec le changement de système.

En contrepartie, ces trois coûts se paient une seule fois et laissent le fonds en meilleur état. S'ils doivent être engagés, la migration est le moment le moins cher pour le faire, puisque tout le fonds est déjà manipulé. Le catalogage assisté par IA aide justement à enrichir les notices pauvres : voir comment fonctionne le catalogage par intelligence artificielle.

Comment demander un devis comparable

Les devis de différents prestataires sont souvent incomparables parce que chacun part d'hypothèses différentes. Pour recevoir des propositions que vous pourrez mettre côte à côte, précisez ces huit points :

1. Le nombre de notices bibliographiques, d'exemplaires et de lecteurs actifs.
2. Le système d'origine et sa version exacte, en indiquant si vous disposez déjà d'un export MARC.
3. Le nombre de sites, et si chacun a ses propres règles de prêt.
4. La demande d'une proposition avec et sans hébergement, sur deux lignes séparées.
5. Le niveau de support attendu : horaires, délai de réponse pour une panne de l'OPAC, volume d'heures annuel.
6. Les intégrations requises : authentification institutionnelle, système de scolarité, automates de prêt, dépôt institutionnel.
7. La formation : combien de personnes, combien de sessions, à distance ou sur place.
8. Ce qui est remis à la fin : manuels, procès-verbal de migration avec comptages vérifiés et identifiants d'administration.

Exigez toujours que la proposition sépare ce qui se paie une seule fois de ce qui se paie chaque année : c'est la seule façon de projeter le coût sur cinq ans et de le comparer au renouvellement d'un système propriétaire. Quand vous avez les chiffres de votre fonds, demandez un devis à notre service Koha : BiblioLabTech le chiffre avec et sans hébergement, BiblioScan AI inclus.