SIGB (système intégré de gestion de bibliothèque) : définition, modules et choix

Qu'est-ce qu'un SIGB ?

Un SIGB centralise quatre fonctions longtemps gérées séparément : décrire ce que contient la collection (catalogage), savoir qui a emprunté quoi (circulation), décider quoi acheter ou à quoi s'abonner (acquisitions) et donner au public l'accès au catalogue (OPAC). Les notices y sont décrites dans un format MARC, qui rend les données échangeables entre bibliothèques du monde entier. Le MARC21 est le plus répandu ; l'UNIMARC est le format standard en France, en Italie ou au Portugal, comme le rappelle le manuel du SIGB libre Koha.

Un bon SIGB doit donc gérer le format de votre catalogue et savoir dialoguer avec les autres par Z39.50 et SRU. C'est ainsi qu'une bibliothèque française récupère les notices de la BnF, dont le serveur Z39.50 et l'API SRU sont ouverts à tous sans authentification et livrent des notices en UNIMARC.

Les modules d'un système intégré de gestion de bibliothèque

Dans un SIGB digne de ce nom, ces modules partagent une même base : un document commandé en acquisitions apparaît au catalogue, se prête en circulation et alimente les statistiques sans double saisie.

SIGB libre ou propriétaire

Le marché se divise en deux modèles. Les SIGB propriétaires facturent une licence ou un abonnement annuel à l'éditeur, et l'établissement dépend de ce fournisseur unique pour les mises à jour et le support. Les SIGB libres n'ont pas de coût de licence : le logiciel est gratuit et l'on paie les services de mise en œuvre, de migration, d'hébergement et de support, que peut fournir n'importe quel intégrateur.

En France, l'offre libre comprend notamment Koha et PMB, ce dernier publié sous licence CeCILL par la société PMB Services. Koha, premier SIGB libre au monde, compte plusieurs milliers d'installations recensées ; selon la revue Arabesques de l'Abes, 37 des 152 établissements du réseau Sudoc l'utilisaient en août 2021.

Libre ne veut pas dire gratuit pour autant : le projet a un coût de services. La différence tient à ce que l'argent achète, à savoir du travail que l'on peut confier à un autre prestataire, plutôt qu'un droit d'usage.

Les questions à poser avant de choisir

• Vos données actuelles peuvent-elles migrer proprement ? Un système qui n'importe pas correctement votre catalogue existant, en MARC21 ou en UNIMARC, ajoute des mois de travail manuel.
• Qui contrôle vos données si vous changez de prestataire ? Avec un SIGB libre, les données restent exportables ; avec un SIGB propriétaire, vérifiez-le dans le contrat.
• L'OPAC est-il personnalisable ? L'image de l'établissement compte pour l'adoption par les usagers.
• Que couvre le support après la mise en service ? Mises à jour de version, délais de réponse aux incidents, administration du serveur.
• Le SIGB s'intègre-t-il à vos réseaux ? Pour un établissement du réseau Sudoc, l'Abes demande aux fournisseurs de SGB de respecter ses recommandations pour les échanges de données, notamment les transferts réguliers.
• Quelles fonctions de confidentialité propose-t-il ? Le RGPD s'applique aux données des lecteurs. Koha, par exemple, propose un consentement à la politique de confidentialité lors de la connexion à l'OPAC et l'anonymisation de l'historique de prêt, statistiques conservées.

Les erreurs courantes lors du choix d'un SIGB

Dans les projets de migration de BiblioLabTech, les mêmes erreurs reviennent d'un établissement à l'autre. La plus coûteuse consiste à choisir sur le prix de licence le plus bas sans vérifier que le système exporte les données dans un format standard : si vous voulez un jour changer de prestataire et que vos notices restent piégées dans un format propriétaire, la migration devient un projet subi, et non une décision libre. La deuxième erreur est de sous-estimer la formation : un nouveau SIGB confié à une équipe qui ne maîtrise ni ses rapports ni ses règles de prêt finit utilisé bien en deçà de ses capacités. La troisième est de ne pas demander ce qu'il advient des mises à jour de version : certains fournisseurs les facturent à chaque fois, ce qui peut coûter, à moyen terme, plus cher que le projet initial.

Changer de SIGB : ce que cela implique

Passer d'un SIGB à un autre revient à déplacer cinq ensembles de données (notices bibliographiques, exemplaires, autorités, lecteurs et circulation en cours) et à reconstruire le paramétrage : types de documents, catégories de lecteurs, règles de prêt, calendriers et sites. Pour une bibliothèque universitaire type, comptez trois à cinq mois du diagnostic à la mise en service, la migration des données étant la phase la plus variable ; le nombre de sites pèse d'ailleurs davantage que le nombre de notices. Les étapes sont détaillées dans notre guide de la mise en œuvre de Koha, et les formats, pièges et délais dans celui de la migration vers Koha.

SIGB dans le cloud ou sur un serveur local

Un SIGB peut être hébergé sur un serveur de l'établissement ou sur une infrastructure gérée par un prestataire. La première option donne un contrôle total, mais exige une équipe informatique disponible pour l'entretenir, appliquer les correctifs de sécurité et intervenir si le serveur tombe un week-end. La seconde transfère cette responsabilité au prestataire, avec sauvegardes automatiques et supervision incluses. Aucune n'est « la bonne » dans l'absolu : tout dépend de l'équipe dont vous disposez et de votre politique de données. Nous comparons les deux modèles dans notre guide de l'hébergement Koha.

Un SIGB pour toutes les tailles de bibliothèque

Le même type de système convient à une bibliothèque municipale avec un seul point de service comme à un réseau universitaire de plusieurs sites et de milliers d'usagers actifs : c'est la configuration qui change, pas le logiciel. Une bibliothèque scolaire a surtout besoin d'une circulation simple et d'un OPAC de base ; une bibliothèque universitaire, d'acquisitions avec un budget par composante, de plusieurs sites et de statistiques détaillées ; une bibliothèque spécialisée (juridique, médicale, de recherche), d'un catalogage plus fin et de collections séparées par type de document. Koha couvre ces trois profils sans changer de plateforme : la différence se joue dans la configuration initiale, pas dans l'achat d'un produit différent selon la taille de l'établissement.

Combien coûte un SIGB

Avec un SIGB libre comme Koha, il n'y a pas de licence. On chiffre des services : mise en œuvre, migration depuis l'ancien système, hébergement le cas échéant et support continu. À titre de repère, un projet universitaire mené par BiblioLabTech se situe généralement entre 3 000 et 4 000 USD la première année, selon le volume à migrer. Le détail poste par poste figure dans notre article sur le coût de mise en œuvre de Koha.

SIGB et dépôt institutionnel : deux outils différents

Un SIGB gère ce que la bibliothèque prête ; un dépôt institutionnel publie ce que l'établissement produit en matière de recherche. Les deux sont complémentaires, et non concurrents, dès lors que l'établissement produit de la recherche. La différence est détaillée dans notre guide du dépôt institutionnel.

Moderniser un SIGB vieillissant

Il n'est pas rare de trouver des bibliothèques qui utilisent des versions de Koha en retard de plusieurs années, souvent parce que personne n'a osé toucher à un système qui « fonctionne » alors qu'il ne reçoit plus ni maintenance communautaire ni correctifs de sécurité. Mettre à jour ne veut pas dire réinstaller de zéro : il s'agit d'appliquer dans l'ordre les migrations de schéma accumulées depuis la version en place, avec une sauvegarde complète au préalable et un environnement de test pour vérifier que rien n'est cassé avant de toucher la production. Tout est expliqué dans notre guide de la mise à jour de Koha.

Koha, le SIGB que met en œuvre BiblioLabTech

Koha est né en Nouvelle-Zélande en 2000 et il est aujourd'hui gouverné par une communauté internationale, sans qu'aucune entreprise ne possède le projet. Il inclut les modules complets d'un SIGB (catalogage en MARC21 ou en UNIMARC, circulation, acquisitions, OPAC, gestion des lecteurs) et s'associe au catalogage assisté par intelligence artificielle pour réduire le travail de transcription.

BiblioLabTech, entreprise de technologie et d'IA pour les bibliothèques basée à Medellín (Colombie), met en œuvre, migre, héberge et maintient des SIGB Koha à distance et en français, pour des établissements de tout pays, qu'ils viennent d'un système propriétaire ou d'un catalogue jamais informatisé. Chaque projet inclut sans surcoût BiblioScan AI, son outil de catalogage MARC21 assisté par IA. L'Escuela Colombiana de Ingeniería Julio Garavito exploite tout son catalogue sur Koha, avec le catalogage assisté par BiblioScan AI (étude de cas). Pour cadrer votre choix, consultez notre service Koha.