OJS: qué es y cómo funciona

El problema que resuelve: gestión editorial sin sistema

Antes de tener un sistema como OJS, la mayoría de revistas académicas —sobre todo las universitarias, que son la mayoría en la región— gestionan su flujo editorial con una combinación de correo electrónico, carpetas compartidas y una hoja de cálculo donde alguien anota en qué estado va cada manuscrito. Funciona mientras la revista recibe pocos artículos al año. Deja de funcionar en cuanto crece.

Los síntomas son siempre los mismos. El editor no sabe con certeza cuántos manuscritos están pendientes de revisión ni cuánto tiempo llevan esperando. Los revisores reciben el archivo por correo y responden —o no— sin que quede un registro accesible para el resto del equipo. Las versiones del manuscrito se acumulan como archivos adjuntos con nombres distintos, y nadie puede asegurar cuál es la definitiva. Y cuando llega la auditoría de una convocatoria o de un proceso de indexación, reconstruir cuánto tardó cada artículo entre el envío y la publicación exige revisar correos uno por uno.

OJS no vuelve más rápida la revisión por pares —eso depende de las personas—, pero sí hace visible y auditable todo el proceso: quién tiene el manuscrito, en qué etapa está, qué falta y desde cuándo. Esa visibilidad es la diferencia real entre gestionar una revista y estar corriendo detrás de ella.

Las cuatro etapas del flujo editorial

OJS organiza cada manuscrito en cuatro etapas secuenciales, cada una con su propio panel, sus propios archivos y su propia herramienta de discusión interna:

• Envío (Submission). El autor sube el manuscrito mediante un asistente paso a paso, que recuerda las normas de la revista y recoge los metadatos básicos —título, resumen, palabras clave, autoría— desde el primer momento. El editor decide aquí si el manuscrito se rechaza de entrada, se asigna a un editor de sección o avanza a revisión.
• Revisión (Review). Es la etapa de la revisión por pares y de las correcciones que el autor deba hacer a partir de esa revisión, antes de que se tome la decisión de publicar.
• Corrección de estilo (Copyediting). El manuscrito ya aprobado pasa por edición de lenguaje, estilo y formato, con un ciclo típico de corrección inicial y revisión del autor sobre esa corrección.
• Producción (Production). Los archivos corregidos se convierten en los formatos finales de publicación —PDF, HTML— llamados galeradas, se revisan una última vez y el artículo queda listo para incorporarse a un número.

Cada etapa tiene su propio hilo de discusión interna, donde editor, revisores, autor y correctores conversan sobre ese manuscrito en particular, con notificación por correo a los involucrados. Esa conversación queda archivada como parte del historial editorial del artículo, algo que ningún cruce de correos sueltos puede ofrecer.

Existe además una vía alterna, el Quick Submit, para publicar contenido que no necesita pasar por el flujo completo —por ejemplo, cuando se está cargando el histórico de números ya publicados en otro sistema—, pero no está pensada para el flujo editorial regular de artículos nuevos.

Gestión manual frente a OJS

Los roles del sistema

OJS asigna permisos por rol y por etapa del flujo, de modo que cada persona ve y hace solo lo que le corresponde:

• Gestor de la revista (Journal manager). Configura la revista: secciones, políticas, formularios de revisión, plantillas de correo y usuarios. Es el rol administrativo, no necesariamente el que decide sobre el contenido.
• Editor y editor de sección. Reciben los envíos, asignan revisores, toman las decisiones editoriales y mueven el manuscrito entre etapas.
• Revisor. Accede solo al manuscrito que se le asignó, ve el formulario de evaluación de la revista y entrega su recomendación dentro del sistema.
• Autor. Envía el manuscrito, responde a las solicitudes de revisión y aprueba las galeradas finales antes de publicación.
• Corrector de estilo y editor de maquetación. Intervienen en las etapas de corrección y producción, con acceso limitado a esos archivos.

Cada rol puede tener permisos independientes sobre las cuatro etapas —envío, revisión, corrección, producción—, lo que permite, por ejemplo, que un revisor externo entre solo a la etapa de revisión sin ver nada del resto del proceso editorial.

Qué no es OJS

Conviene ser preciso sobre los límites del sistema, porque cotizar de más genera expectativas que después decepcionan. OJS no evalúa la calidad científica de un manuscrito ni sustituye el criterio editorial: estructura el proceso, pero la decisión de aceptar o rechazar sigue siendo humana. Tampoco resuelve por sí solo la indexación en SciELO, Latindex o DOAJ, ni el registro de DOI en Crossref: esas son integraciones y trámites que se configuran sobre OJS y que dependen, en buena parte, de que la revista cumpla criterios editoriales que el software no garantiza —periodicidad, comité editorial, política de acceso abierto—. Y no es, por último, un repositorio institucional: si la universidad necesita además un espacio para tesis, informes y producción no seriada, esa es una plataforma distinta, típicamente DSpace, aunque ambos sistemas conviven bien y comparten identificadores como el DOI.

En los proyectos que hacemos, la conversación inicial con una revista casi siempre empieza corrigiendo esta expectativa: OJS ordena el proceso editorial, no lo automatiza del todo ni reemplaza al comité editorial. Lo que sí elimina, de forma medible, es el tiempo perdido en administrar el proceso en lugar de editarlo.

Quién debería tener OJS

Tiene sentido para cualquier revista científica, técnica o cultural que publique con cierta regularidad y tenga —o quiera tener— revisión por pares formal: revistas de facultades, de grupos de investigación, de sociedades científicas y de editoriales universitarias. También para revistas que hoy publican en un sistema propietario o en un sitio hecho a medida y quieren dejar de depender de un desarrollador externo para cada cambio, porque OJS es software libre y su instalación queda bajo control de la propia institución.

No lo necesita, al menos no todavía, una publicación que sale de forma esporádica y sin proceso de revisión por pares definido: ahí el problema no es de sistema sino de que el proceso editorial aún no existe, y automatizar un proceso que no está definido no resuelve nada. Cuando implementamos OJS para una universidad, lo primero que revisamos con el equipo editorial es justamente eso: si las políticas y el flujo ya están definidos en papel, o si hay que definirlos antes de configurarlos en el sistema.

Siguiente paso

Entender qué es OJS es el primer paso. El segundo es entender cómo se pone en marcha en la práctica —qué se necesita, qué pasos siguen a la decisión de migrar y cuánto tiempo toma realistamente—, que es lo que cubrimos en cómo implementar OJS paso a paso. Si lo que necesitas es dimensionar el proyecto en presupuesto, revisa cuánto cuesta implementar OJS para tu revista. Y si tu institución además tiene un repositorio en DSpace, conviene leer también sobre DSpace-CRIS, porque los artículos que publiques en OJS con DOI son, con frecuencia, el mismo producto que después hay que declarar por investigador y por proyecto en un sistema de información de investigación. Nosotros implementamos OJS desde nuestro servicio de gestión editorial científica, con el mismo equipo que ya trabaja repositorios y catálogos bibliotecarios en la región.