Qu'est-ce qu'OJS ? Open Journal Systems expliqué aux revues scientifiques

OJS en chiffres : qui l'utilise

Selon les données d'usage de PKP, 58 221 revues ont utilisé OJS pour publier au moins cinq articles en 2025, dans environ 156 pays, et la plateforme totalise plus de 11 millions d'articles publiés depuis sa création. C'est de loin le système le plus utilisé au monde pour cet usage, et il est particulièrement répandu parmi les revues en accès ouvert diamant, qui ne font payer ni les auteurs ni les lecteurs.

OJS est distribué sous licence GPL : aucun frais de licence par revue, par article publié ou par utilisateur. Sa traduction comprend une version française et une version canadienne-française. Le Canada occupe d'ailleurs une place particulière dans son histoire : outre l'ancrage de PKP à l'Université Simon Fraser, PKP et Érudit ont officialisé en 2017 leur collaboration avec Coalition Publica, un partenariat qui réunit OJS et la plateforme de diffusion erudit.org au service des revues savantes canadiennes.

Le problème qu'OJS résout : une gestion éditoriale sans système

Avant d'adopter un système comme OJS, la plupart des revues académiques, surtout universitaires, gèrent leur circuit éditorial avec un mélange de courriels, de dossiers partagés et d'un tableur où quelqu'un note l'état de chaque manuscrit. Cela fonctionne tant que la revue reçoit peu de textes par an, et cesse de fonctionner dès qu'elle grandit.

Les symptômes sont toujours les mêmes. Le rédacteur en chef ne sait pas avec certitude combien de manuscrits attendent une évaluation, ni depuis quand. Les évaluateurs reçoivent le fichier par courriel et répondent, ou pas, sans laisser de trace accessible au reste de l'équipe. Les versions du manuscrit s'accumulent en pièces jointes aux noms différents, et personne ne peut garantir laquelle est la bonne. Et quand vient l'audit d'un financeur ou une candidature à une base d'indexation, reconstituer le délai entre soumission et publication de chaque article oblige à relire les courriels un par un.

OJS ne rend pas l'évaluation par les pairs plus rapide, car cela dépend des personnes. Mais il rend tout le processus visible et vérifiable : qui a le manuscrit, à quelle étape il se trouve, ce qui manque et depuis quand. Cette visibilité fait toute la différence entre piloter une revue et courir derrière elle.

Le circuit éditorial d'Open Journal Systems en quatre étapes

OJS organise chaque manuscrit en quatre étapes successives, chacune avec son tableau de bord, ses fichiers et son outil de discussion interne.

1. Soumission. L'auteur dépose son manuscrit grâce à un assistant pas à pas qui rappelle les consignes de la revue et recueille dès le départ les métadonnées de base : titre, résumé, mots-clés, auteurs. Le rédacteur décide alors de refuser d'emblée, de confier le texte à un rédacteur de rubrique ou de l'envoyer en évaluation.
2. Évaluation. C'est l'étape de l'évaluation par les pairs et des corrections que l'auteur apporte à la suite des avis, avant la décision de publier.
3. Révision. Le manuscrit accepté passe par la révision linguistique, stylistique et de mise en forme, avec un cycle habituel de correction puis de relecture par l'auteur.
4. Production. Les fichiers révisés sont convertis dans leurs formats de publication définitifs, PDF ou HTML, appelés épreuves ; ils sont vérifiés une dernière fois et l'article est prêt à entrer dans un numéro.

Chaque étape a son propre fil de discussion, où rédacteurs, évaluateurs, auteur et réviseurs échangent sur ce manuscrit précis, avec une notification par courriel aux personnes concernées. Cette conversation est archivée dans l'historique éditorial de l'article, ce qu'aucun échange de courriels épars ne peut offrir.

Il existe aussi une voie de publication directe, Quick Submit, pour publier des contenus qui n'ont pas à parcourir tout le circuit, par exemple lors de la reprise d'anciens numéros déjà publiés dans un autre système. Elle n'est pas pensée pour le flux normal des nouveaux articles.

Gestion manuelle ou OJS : la comparaison

Les rôles dans OJS

OJS attribue les droits par rôle et par étape, de sorte que chacun voit et fait uniquement ce qui le concerne.

• Le gestionnaire de la revue configure la revue : rubriques, politiques, formulaires d'évaluation, modèles de courriels et utilisateurs. C'est le rôle administratif, qui ne décide pas forcément du contenu.
• Le rédacteur en chef et les rédacteurs de rubrique reçoivent les soumissions, choisissent les évaluateurs, prennent les décisions éditoriales et font passer les manuscrits d'une étape à l'autre.
• L'évaluateur n'accède qu'au manuscrit qui lui est confié, remplit le formulaire d'évaluation de la revue et rend son avis dans le système.
• L'auteur soumet son manuscrit, répond aux demandes de modification et approuve les épreuves avant publication.
• Le réviseur et le metteur en page interviennent aux étapes de révision et de production, avec un accès limité à ces fichiers.

Chaque rôle peut avoir des droits différents sur les quatre étapes, ce qui permet par exemple à un évaluateur externe d'accéder uniquement à l'évaluation, sans rien voir du reste du processus éditorial.

Ce qu'OJS ne fait pas

Il faut être précis sur les limites du système, car promettre trop crée des attentes qui déçoivent ensuite. OJS ne juge pas la qualité scientifique d'un manuscrit et ne remplace pas le jugement éditorial : il structure le processus, mais la décision d'accepter ou de refuser reste humaine. Il n'assure pas non plus à lui seul l'indexation dans DOAJ, Scopus ou SciELO, l'admission sur une plateforme de diffusion comme Érudit, ni l'enregistrement de DOI chez Crossref. Ce sont des intégrations et des démarches qui se configurent sur OJS et qui dépendent, pour une bonne part, de critères éditoriaux que le logiciel ne garantit pas : régularité de publication, comité de rédaction, politique de libre accès.

Enfin, OJS n'est pas un dépôt institutionnel. Si l'université a aussi besoin d'un espace pour les thèses, les rapports et la production non périodique, il lui faut une autre plateforme, en général DSpace ; les deux systèmes cohabitent bien et partagent des identifiants comme le DOI.

Dans les projets de BiblioLabTech, la première conversation avec une revue commence presque toujours par corriger cette attente : OJS met de l'ordre dans le processus éditorial, il ne l'automatise pas entièrement et ne remplace pas le comité de rédaction. Ce qu'il élimine de façon mesurable, c'est le temps perdu à administrer le processus au lieu d'éditer.

Pour quelles revues OJS a du sens

OJS convient à toute revue scientifique, technique ou culturelle qui publie avec une certaine régularité et pratique, ou veut pratiquer, une évaluation par les pairs formelle : revues de facultés, de laboratoires, de sociétés savantes et de presses universitaires. Il convient aussi aux revues qui publient aujourd'hui sur un système propriétaire ou un site sur mesure et veulent cesser de dépendre d'un développeur externe pour chaque changement : OJS est un logiciel libre et son installation reste sous le contrôle de l'établissement. Une même installation peut d'ailleurs héberger plusieurs revues, chacune avec ses équipes, ses politiques et son apparence.

En revanche, une publication irrégulière, sans processus d'évaluation par les pairs défini, n'en a pas encore besoin : le problème n'est pas l'outil mais l'absence de processus éditorial, et automatiser un processus qui n'existe pas ne résout rien. Quand BiblioLabTech met en place OJS pour une université, la première vérification porte justement là-dessus : les politiques et le circuit sont-ils déjà définis sur le papier, ou faut-il les définir avant de les configurer ?

Et ensuite ?

Comprendre ce qu'est OJS est la première étape. La deuxième consiste à voir comment on le met en service en pratique : ce qu'il faut, dans quel ordre et avec quels délais réalistes. C'est l'objet de notre guide d'installation et d'hébergement d'OJS. Si votre établissement exploite aussi un dépôt sous DSpace, lisez notre article sur DSpace-CRIS : les articles publiés avec DOI dans OJS sont souvent la même production qu'il faut ensuite rattacher à chaque chercheur et à chaque projet dans un système d'information recherche.

BiblioLabTech met en œuvre OJS depuis son service de gestion éditoriale scientifique, avec la même équipe qui déploie Koha et DSpace pour des universités. Open Journal Systems est un logiciel libre développé et maintenu par le Public Knowledge Project.