Cómo implementar OJS paso a paso

Paso 1: Definir el alcance del proyecto

Antes de cualquier decisión técnica hay que responder tres preguntas. ¿Es una revista nueva o una que ya existe y publica hoy en otro sistema —un sitio a medida, WordPress, una versión antigua de OJS— y necesita migrar? ¿Cuántos números anteriores hay que incorporar al nuevo sistema, y en qué estado están esos archivos y sus metadatos? ¿La institución va a operar una sola revista o varias, porque OJS permite alojar múltiples revistas bajo una misma instalación con su propio dominio o subdominio cada una?

La respuesta a la segunda pregunta es la que más cambia el proyecto. Una revista nueva, sin histórico, se implementa en semanas. Una revista con quince años de números publicados que hay que incorporar con sus metadatos correctos es, en la práctica, un proyecto de migración de datos con un componente de software encima.

Paso 2: Requisitos técnicos

OJS corre sobre una pila relativamente estándar, pero las versiones importan. La rama de soporte a largo plazo vigente es OJS 3.5 LTS (3.5.0-5, publicada el 30 de junio de 2026), y requiere PHP 8.2 o superior con las extensiones curl y gd habilitadas, además de MySQL/MariaDB o PostgreSQL. La rama anterior, 3.4 LTS, sigue soportada con parches de seguridad hasta al menos enero de 2027 y exige PHP 8.0+ con las extensiones mbstring, xml e intl. En cualquiera de las dos, conviene partir de la versión LTS más reciente y no de una rama antigua sin soporte: instalar sobre una versión con fecha de fin de vida ya definida es empezar el proyecto con una deuda técnica agendada.

Además del servidor, hace falta: un dominio o subdominio propio de la revista (o de cada revista, si son varias), un certificado HTTPS, espacio de almacenamiento dimensionado según cuántos números y archivos suplementarios se van a publicar, y una política de respaldo de la base de datos y de los archivos, porque ambos son igual de críticos —perder la base de datos sin el respaldo de archivos, o al revés, deja el sistema en un estado inconsistente.

Paso 3: Instalación y configuración inicial

Con la infraestructura lista, se instala OJS y se configuran los datos base de la revista: título, sigla, ISSN o ISSN electrónico si ya existe, contacto principal, contacto de soporte técnico, y el idioma o los idiomas de publicación. Se define también la estructura de secciones —artículos originales, revisiones, reseñas, editoriales— y se personaliza la plantilla visual con la identidad de la revista.

Es también el momento de crear los usuarios y asignarles rol: gestor de la revista, editores, editores de sección, y, si ya se conocen, el equipo habitual de revisores. En los proyectos que hacemos, esta etapa suele revelar que la revista no tenía formalizados sus propios roles —quién decide, quién asigna revisores, quién aprueba la versión final— y toca definirlo antes de configurarlo en el sistema, no al revés.

Paso 4: Migrar el histórico, si lo hay

Este es el paso que más se subestima al presupuestar un proyecto de OJS. No existe una forma automática de convertir un sitio a medida o una colección de PDF sueltos en números correctamente estructurados dentro de OJS. Las rutas reales son estas:

• Importación estructurada. Si se cuenta con metadatos organizados en un formato como CSV o XML —título, resumen, autoría, número y volumen de cada artículo—, se puede automatizar buena parte de la carga.
• Migración desde otra instalación de OJS. Si la revista ya usaba OJS en otra versión o en otro servidor, la migración traslada artículos, números, usuarios e historial de envíos de forma más directa que partir de cero.
• Carga manual con Quick Submit. Cuando no hay metadatos estructurados, la alternativa es cargar cada número anterior directamente a producción sin pasarlo por el flujo completo de revisión, que ya se cumplió hace años en el sistema anterior.

Cuando implementamos OJS para una universidad con revista consolidada, el primer entregable de esta etapa no es software: es un inventario de qué números existen, en qué formato están sus archivos y qué tan completos están sus metadatos. Ese inventario es el que define si la migración toma dos semanas o dos meses.

Paso 5: Configurar el flujo editorial

Con la revista instalada y el histórico resuelto, se configuran las piezas que hacen funcionar el día a día: el formulario de evaluación que verán los revisores, los plazos por defecto para cada revisión, las plantillas de correo automático para cada etapa —confirmación de envío, invitación a revisar, decisión editorial—, y los permisos de cada rol sobre las cuatro etapas del flujo (envío, revisión, corrección, producción). Si la revista va a usar revisión doble ciego, aquí se activa y se prueba con un envío de ensayo antes de abrir la convocatoria real.

Paso 6: DOI vía Crossref

Si la revista va a asignar DOI a sus artículos, este paso requiere gestiones fuera de OJS antes de tocar el sistema: la revista debe ser miembro de Crossref y contar con un prefijo de DOI propio, en formato 10.xxxx. Con esas credenciales, se activa el plugin de Crossref dentro de OJS —viene en la galería de plugins, no siempre instalado por defecto—, se configura el prefijo, se elige en qué etapa se asigna el DOI a cada artículo (habitualmente al llegar a corrección de estilo o al publicarse) y se ingresan las credenciales de depósito. A partir de ahí, el depósito puede ser automático con cada publicación o manual, revisando artículo por artículo antes de enviarlos a Crossref.

Es un paso que conviene dejar preparado desde la fase de configuración inicial, aunque el primer número todavía no vaya a tener DOI, porque activar el plugin y validar el prefijo antes de la primera publicación evita tener que reasignar identificadores después.

Paso 7: Preparar el terreno para índices, si la revista aspira a ellos

Si la revista tiene entre sus metas indexarse en SciELO, Latindex o DOAJ, conviene dejar algunas cosas resueltas desde la implementación y no después, porque son requisitos de forma que OJS puede mostrar de manera ordenada si se configuran a tiempo. Latindex, en su Catálogo 2.0 para revistas en línea, exige un sitio web institucional propio y evalúa 38 características repartidas en cinco bloques, con un umbral de aprobación del 80%; DOAJ pide, entre otras cosas, que la política de acceso abierto y el proceso de revisión por pares sean visibles en el sitio público de la revista, algo que la propia interfaz de OJS expone si se completan bien los campos de configuración. Ninguna de estas gestiones la resuelve el software por sí solo —dependen del mérito editorial de la revista—, pero configurar bien desde el inicio la información pública ahorra tener que reconstruirla después, artículo por artículo, para una postulación.

Paso 8: Piloto y publicación del primer número

Antes de anunciar la revista al público, conviene correr un ciclo completo con un envío de prueba: un manuscrito ficticio o uno real de bajo riesgo que pase por las cuatro etapas para verificar que las notificaciones llegan, que los formularios funcionan y que la galerada final se ve como se espera. Resuelto eso, se publica el primer número real y se abre la convocatoria pública de envíos.

Plazos realistas

En nuestros proyectos, esos rangos reflejan tiempo de trabajo efectivo, no tiempo calendario: una revista que solo puede reunirse con su comité editorial una vez por semana estira cualquiera de estos plazos, no por el software sino por la disponibilidad de las personas que deben tomar las decisiones editoriales.

Errores frecuentes al implementar OJS

Hay tres errores que se repiten en revistas que llegan a pedirnos ayuda después de un primer intento fallido. El primero es instalar sobre una versión de OJS sin soporte vigente, casi siempre porque un tutorial genérico en internet quedó desactualizado; el resultado es un sistema sin parches de seguridad desde el primer día. El segundo es empezar a configurar el flujo editorial sin que la revista tenga sus propias políticas por escrito, lo que obliga a rehacer formularios y plazos varias veces sobre la marcha. El tercero, el más costoso, es subestimar el trabajo de migración: tratar el histórico como una tarea de un fin de semana cuando en realidad son cientos de registros con metadatos que hay que revisar uno por uno.

Lo que la institución debe aportar

Nada de esto lo resuelve un proveedor solo. La institución necesita definir, antes o durante la implementación: las políticas editoriales de la revista (revisión ciego o abierta, plazos, criterios de rechazo), quién asume cada rol del flujo, y —si hay histórico— quién tiene la autoridad para decidir cómo resolver los metadatos incompletos o ambiguos de los números antiguos. Nosotros nos encargamos de la infraestructura, la configuración técnica y la migración de datos; la decisión editorial de fondo siempre es de la revista.

Si todavía no tienes claro cuánto va a costar el proyecto completo, revisa cuánto cuesta implementar OJS para tu revista. Y si quieres entender primero qué es el sistema y cómo se organiza su flujo antes de decidir implementarlo, empieza por qué es OJS y cómo funciona. Implementamos OJS desde nuestro servicio de gestión editorial científica, con acompañamiento en la migración de histórico y en la configuración de Crossref.