O que é OJS (Open Journal Systems) e como funciona o fluxo editorial

O que é OJS e quem o desenvolve

O OJS é distribuído sob a licença GPL: não há custo por revista, por artigo publicado nem por usuário cadastrado. Os números do PKP mostram a escala: 58.221 revistas publicaram cinco ou mais itens com o OJS em 2025, e a plataforma acumula mais de 11 milhões de itens publicados desde a sua criação. É, com folga, o sistema mais usado no mundo para essa finalidade, e muitas dessas revistas são de acesso aberto diamante, que não cobram nem de autores nem de leitores, modelo muito comum entre as revistas universitárias da América Latina.

No Brasil, a história do OJS tem outro nome. O Ibict introduziu o software no país em 2003, traduzido e customizado, como SEER (Sistema Eletrônico de Editoração de Revistas), e a primeira revista brasileira publicada nele foi a Ciência da Informação. Hoje o próprio Ibict usa o nome original, OJS, orienta baixar as versões mais recentes diretamente no site do PKP e recomenda as versões de suporte de longo prazo (LTS). A série LTS atual é a 3.5: a versão 3.5.0-6 saiu em 1º de novembro de 2026.

O problema que o OJS resolve: gestão editorial sem sistema

Antes de um sistema como o OJS, a maioria das revistas acadêmicas, sobretudo as universitárias, gerencia o fluxo editorial com uma combinação de e-mail, pastas compartilhadas e uma planilha em que alguém anota o estado de cada manuscrito. Funciona enquanto a revista recebe poucos artigos por ano. Deixa de funcionar quando ela cresce.

Os sintomas são sempre os mesmos. O editor não sabe com certeza quantos manuscritos aguardam avaliação nem há quanto tempo. Os avaliadores recebem o arquivo por e-mail e respondem, ou não, sem deixar registro acessível ao resto da equipe. As versões do manuscrito se acumulam como anexos com nomes diferentes, e ninguém garante qual é a definitiva. E quando chega a auditoria de um edital ou de um processo de indexação, reconstruir quanto tempo cada artigo levou entre a submissão e a publicação exige revisar e-mails um a um.

O OJS não torna a avaliação por pares mais rápida, porque isso depende das pessoas. Mas torna todo o processo visível e auditável: quem está com o manuscrito, em que etapa ele está, o que falta e desde quando. Essa visibilidade é a diferença real entre gerir uma revista e correr atrás dela.

As quatro etapas do fluxo editorial

O OJS organiza cada manuscrito em quatro etapas sequenciais, cada uma com painel, arquivos e canal de discussão próprios:

1. Submissão. O autor envia o manuscrito por um assistente passo a passo, que lembra as normas da revista e coleta desde o início os metadados básicos: título, resumo, palavras-chave e autoria. Aqui o editor decide se o manuscrito é recusado de imediato, atribuído a um editor de seção ou enviado para avaliação.
2. Avaliação. É a etapa da revisão por pares e das correções que o autor precisa fazer a partir dela, antes da decisão de publicar.
3. Edição de texto. O manuscrito aprovado passa pela revisão de linguagem, estilo e formato, com um ciclo típico de revisão inicial e conferência do autor.
4. Editoração. Os arquivos revisados são convertidos nos formatos finais de publicação, como PDF e HTML, os chamados galleys; passam por uma última conferência e o artigo fica pronto para entrar em um número.

Em cada etapa, editor, avaliadores, autor e revisores conversam sobre aquele manuscrito em um canal interno, com notificação por e-mail aos envolvidos. Essa conversa fica arquivada como parte do histórico editorial do artigo, algo que nenhuma troca de e-mails soltos oferece. Existe ainda uma via alternativa, o Quick Submit, para publicar conteúdo que não precisa passar pelo fluxo completo, como os números antigos carregados a partir de outro sistema; ela não foi pensada para os artigos novos.

Gestão por e-mail e planilha versus OJS

Os papéis do sistema

O OJS atribui permissões por papel e por etapa do fluxo, para que cada pessoa veja e faça apenas o que lhe cabe:

• Gerente da revista: configura a revista, com seções, políticas, formulários de avaliação, modelos de e-mail e usuários. É o papel administrativo, não necessariamente quem decide sobre o conteúdo.
• Editor e editor de seção: recebem as submissões, designam avaliadores, tomam as decisões editoriais e movem o manuscrito entre as etapas.
• Avaliador: acessa apenas o manuscrito que lhe foi atribuído, vê o formulário de avaliação da revista e entrega a sua recomendação dentro do sistema.
• Autor: envia o manuscrito, responde às solicitações de ajuste e aprova as provas finais antes da publicação.
• Revisor de texto e editor de layout: atuam nas etapas de edição e editoração, com acesso limitado a esses arquivos.

Cada papel pode ter permissões independentes nas quatro etapas. Assim, um avaliador externo entra só na etapa de avaliação, sem ver nada do restante do processo editorial. Uma mesma instalação pode ainda hospedar várias revistas, cada uma com equipe, políticas, seções e aparência próprias, e publicar o mesmo artigo com título, resumo e palavras-chave em português, espanhol e inglês, como pedem os índices da região.

O que o OJS não faz

Vale ser preciso sobre os limites do sistema, porque prometer demais gera expectativas que depois decepcionam. O OJS não avalia a qualidade científica de um manuscrito nem substitui o critério editorial: ele estrutura o processo, mas a decisão de aceitar ou rejeitar continua sendo humana. Também não resolve sozinho a indexação em SciELO, Latindex ou DOAJ, nem o registro de DOI na Crossref: são integrações e trâmites configurados sobre o OJS que dependem, em boa parte, de a revista cumprir critérios que o software não garante, como periodicidade, comitê editorial e política de acesso aberto.

Para as revistas brasileiras, vale uma atualização de contexto: em janeiro de 2026, a CAPES informou que o Qualis Periódicos deixa de ser usado na avaliação da pós-graduação a partir do ciclo 2025–2028 e não será mais atualizado; a lista 2021–2024 vale apenas para os artigos publicados nesse período.

Por fim, o OJS não é um repositório institucional. Se a universidade precisa também de um espaço para teses, dissertações, relatórios e produção não seriada, essa é outra plataforma, normalmente o DSpace. Os dois sistemas convivem bem e compartilham identificadores como o DOI; a diferença está explicada em repositório institucional: o que é e para que serve.

Quem deveria usar o OJS

O OJS faz sentido para qualquer revista científica, técnica ou cultural que publique com regularidade e tenha, ou queira ter, avaliação por pares formal: revistas de faculdades, de grupos de pesquisa, de sociedades científicas e de editoras universitárias. Também faz sentido para revistas que hoje publicam em um sistema proprietário ou em um site feito sob medida e querem deixar de depender de um desenvolvedor externo para cada mudança, porque o OJS é software livre e a instalação fica sob controle da própria instituição.

Ainda não precisa dele uma publicação esporádica, sem processo de avaliação por pares definido. Nesse caso, o problema não é de sistema: o processo editorial ainda não existe, e automatizar um processo indefinido não resolve nada. Quando a BiblioLabTech implanta o OJS em uma universidade, a primeira coisa que revisa com a equipe editorial é exatamente isso: se as políticas e o fluxo já estão definidos no papel ou se é preciso defini-los antes de configurá-los no sistema.

Próximo passo

Entender o que é o OJS é o primeiro passo. O segundo é entender como ele é colocado em funcionamento na prática, com requisitos, migração de números anteriores, DOI e prazos realistas, que é o tema de implantação e hospedagem OJS. Se a sua instituição também tem um repositório em DSpace, vale ler sobre o DSpace-CRIS, porque os artigos publicados no OJS com DOI são, muitas vezes, os mesmos produtos que depois precisam ser declarados por pesquisador e por projeto. A BiblioLabTech implanta o OJS pelo seu serviço de gestão editorial científica, com a mesma equipe que trabalha com repositórios e catálogos de bibliotecas.

O OJS é software livre desenvolvido e mantido pelo Public Knowledge Project, em pkp.sfu.ca.