Cuánto cuesta implementar OJS

Qué es gratis y qué no lo es

Vale la pena separar esto desde el inicio, porque es la primera confusión que aparece en cualquier conversación de presupuesto. Son gratuitos: el software OJS en sí, su instalación, sus plugins oficiales —incluido el de Crossref para DOI— y la posibilidad de instalarlo en el servidor que la institución elija. No son gratuitos: el hosting y el dominio, el trabajo de configuración y migración, la membresía de Crossref con su cuota anual y el costo por DOI depositado, y el mantenimiento continuo —actualizaciones de seguridad, respaldos, soporte ante fallos—, que alguien tiene que asumir, sea con personal propio o con un proveedor.

Los factores que mueven el costo real

• Número de revistas. Una instalación de OJS puede alojar varias revistas, y el costo de la infraestructura base se comparte entre ellas, pero cada revista añade su propia configuración, sus propios roles y su propio flujo editorial que hay que definir y probar.
• Migración de histórico. Es, con diferencia, el factor que más dispara el presupuesto. Una revista nueva sin números anteriores cuesta una fracción de lo que cuesta migrar quince años de números con metadatos incompletos que hay que depurar uno por uno.
• Hosting gestionado o no. Si la universidad ya tiene infraestructura propia con personal técnico que puede mantener el servidor, aplicar parches de seguridad y responder ante caídas, el costo de infraestructura baja, pero ese trabajo hay que asignarlo a alguien de forma explícita. Si se opta por hosting gestionado, ese mantenimiento queda incluido en la tarifa recurrente.
• Integración con Crossref. La configuración del plugin es gratuita, pero la membresía de Crossref tiene una cuota anual y un costo por cada DOI depositado, que depende del volumen anual de artículos de la revista y son montos que fija Crossref directamente, no BiblioLabTech.
• Soporte y actualizaciones continuas. OJS publica actualizaciones de seguridad sobre sus versiones de soporte a largo plazo (LTS). Mantenerse en una versión soportada, en lugar de quedar varado en una rama sin parches, es un costo recurrente pequeño comparado con el riesgo de operar software desactualizado.

Estructura de costos de un proyecto típico

Rangos de referencia

Estos rangos son de referencia y cubren la implementación y la migración; no incluyen la cuota de membresía de Crossref, que la revista contrata directamente y que depende de su volumen anual de artículos, ni el hosting recurrente si se contrata aparte. Cotizamos cada proyecto sobre el inventario real de números a migrar, no sobre un promedio genérico, porque es la variable que más cambia el número final.

Nuevo desde cero frente a migración

El costo oculto de la indexación: no es dinero, es cumplimiento

Una parte del presupuesto que las revistas casi nunca anticipan no es monetaria, sino de tiempo editorial, y aparece cuando se plantean postular a un índice. Vale la pena ser preciso sobre qué pide cada uno, para no vender indexación como si fuera un producto que se compra:

• DOAJ. Exige un historial de al menos un año publicando en acceso abierto o al menos diez artículos ya publicados, un mínimo de cinco artículos científicos por año, ISSN válido, revisión por pares y una declaración de acceso abierto visible en el sitio. La decisión suele tardar alrededor de tres meses, y si la revista es rechazada, la norma de DOAJ es no permitir una nueva postulación antes de seis meses.
• Latindex, Catálogo 2.0. Aplica solo a revistas en línea y exige un mínimo de dos años de antigüedad en esa versión digital, además de un sitio web institucional propio. Evalúa 38 características en cinco bloques —básicas, presentación, gestión editorial, contenido y características específicas de revistas en línea—, y para aprobar hay que cumplir las siete básicas obligatorias más al menos 23 de las restantes, un 80% del total. Una de esas características exige que la revista ya esté incluida en al menos otro servicio de indexación selectivo distinto de Latindex.
• SciELO. Cada colección nacional —Colombia, México, Argentina, Chile, Perú, entre otras— define sus propios criterios de admisión y permanencia, coordinados por su centro nacional, pero varias de ellas ya exigen la indexación previa en DOAJ como requisito obligatorio de ingreso, además de evaluar la regularidad de publicación, la proporción de artículos de investigación original y la sostenibilidad del flujo editorial en el tiempo.

Ninguno de estos tres índices se compra ni se garantiza con software. Lo que sí es cierto es que operar el flujo editorial en OJS ayuda a cumplir varios criterios de forma verificable —tiempos de revisión documentados, comité editorial visible, política de acceso abierto declarada en el sitio—, porque esa evidencia queda registrada en el propio sistema en lugar de tener que reconstruirse a mano para cada postulación.

Lo que no cobra BiblioLabTech pero sí puede costarle a la revista

Hay tres costos que dependen de terceros y que conviene tener presupuestados aparte, porque no forman parte de nuestra cotización de implementación: la cuota de membresía de Crossref y el costo por DOI depositado, que Crossref factura directamente y varía según el volumen anual; el eventual costo de una revisión de estilo o traducción profesional si la revista publica en varios idiomas, que es un servicio editorial y no técnico; y el tiempo del propio comité editorial dedicado a preparar y sostener una postulación a SciELO, Latindex o DOAJ, que es trabajo de la revista y no del proveedor de software. Ningún proveedor de software puede garantizar la indexación: OJS ayuda a cumplir varios de esos criterios de forma más ordenada, pero la decisión de indexar o no la toma cada índice sobre el mérito editorial de la revista.

Qué pasa después del primer año

El presupuesto del primer año incluye la implementación, que es un costo que no se repite. De ahí en adelante, lo recurrente es más liviano: hosting si es gestionado, mantenimiento y actualizaciones de seguridad sobre la versión de soporte a largo plazo vigente, y soporte ante incidencias o ajustes al flujo editorial cuando la revista cambia sus políticas o suma una nueva sección. En los proyectos que hacemos, ese costo recurrente suele ser una fracción del costo de implementación inicial, salvo que la revista decida sumar una nueva publicación a la misma infraestructura, en cuyo caso se cotiza como un proyecto adicional con su propia implementación.

Por qué cotizamos sobre el caso real

En los proyectos que hacemos, la primera reunión con una revista siempre es de diagnóstico, no de cotización: cuántos números hay que migrar, en qué estado están sus metadatos, si va a haber DOI desde el primer número, si el hosting lo pone la universidad o lo gestionamos nosotros. Dar una cifra cerrada antes de ese diagnóstico sería, en el mejor de los casos, una aproximación con demasiado margen de error, y en el peor, una cotización que después hay que ajustar a mitad de proyecto.

Si aún no tienes claro qué necesita tu revista antes de implementar, empieza por qué es OJS y cómo funciona. Si ya decidiste avanzar, la ruta completa está en cómo implementar OJS paso a paso. Cuando implementamos OJS para una universidad, la cotización sale de ese diagnóstico y no de una tarifa plana, precisamente porque el histórico de cada revista es distinto. Puedes pedir la tuya desde nuestro servicio de gestión editorial científica.