Implementar Koha en una universidad no tiene costo de licencia: el software es libre y se descarga sin pagar nada, hoy y dentro de diez años. Lo que se paga son los servicios que lo ponen en funcionamiento y lo mantienen: implementación, migración de datos, hosting, capacitación, soporte y personalización. En proyectos universitarios de una sola sede, con migración de un acervo de entre 15.000 y 25.000 registros, el primer año suele moverse en el orden de los 3.000 a 4.000 dólares, y a partir del segundo año el gasto recurrente baja a hosting y soporte.
Esta página explica de qué depende esa cifra, qué la hace subir y qué la hace bajar, y cómo se compara con el costo total de un sistema propietario con licencia anual.
Qué es gratis y qué se paga
La confusión más común es pensar que «software libre» significa «proyecto gratis». No es así, y conviene decirlo sin rodeos.
- Gratis: el software, las actualizaciones publicadas por la comunidad, la documentación oficial, el número de usuarios, el número de registros del catálogo y el número de sedes. Koha no cobra por módulo ni por ejemplar.
- Se paga: el trabajo humano y la infraestructura. Instalar, configurar, migrar datos, capacitar, alojar, respaldar, actualizar y responder cuando algo falla.
La diferencia de fondo con un sistema propietario no es que uno cueste y el otro no, sino en qué se convierte el dinero: en un ILS con licencia, una parte del presupuesto anual paga el derecho de seguir usando el software; en Koha, ese mismo dinero paga servicios que la institución puede contratar, cambiar de proveedor o internalizar. Lo desarrollamos en Koha frente a un sistema propietario.
Estructura de costos: qué se cotiza y qué mueve el precio
Los rangos siguientes son órdenes de magnitud de proyectos universitarios en Latinoamérica, no una lista de precios. Sirven para armar un presupuesto preliminar y para detectar una cotización desalineada; el número real depende de las variables de la última columna. Los valores en pesos colombianos se calculan con una tasa de referencia de 4.000 COP por dólar y hay que ajustarlos a la tasa del día.
| Componente | Rango de referencia (USD) | Equivalente aproximado (COP) | Qué mueve el precio |
|---|---|---|---|
| Licencia del software | 0 | 0 | Nada: Koha no cobra licencia, ni por usuarios ni por registros |
| Implementación y parametrización | 800 – 2.000 | 3,2 – 8,0 millones | Número de sedes, tipos de usuario, complejidad de las reglas de circulación |
| Migración de datos | 400 – 1.800 | 1,6 – 7,2 millones | Volumen de registros, formato de exportación del sistema origen y calidad de los datos |
| Hosting gestionado (12 meses) | 400 – 1.500 | 1,6 – 6,0 millones | Tamaño del servidor, nivel de disponibilidad comprometido y política de respaldos |
| Capacitación | 200 – 800 | 0,8 – 3,2 millones | Número de sesiones, de personas y de sedes; modalidad remota o presencial |
| Soporte anual (póliza) | 500 – 2.000 | 2,0 – 8,0 millones | Tiempo de respuesta comprometido, horario de atención y bolsa de horas incluida |
| Personalización del OPAC | 200 – 900 | 0,8 – 3,6 millones | Desde aplicar la identidad visual hasta rediseñar la experiencia de búsqueda |
| Integraciones | 400 – 1.500 | 1,6 – 6,0 millones | LDAP o SSO institucional, sincronización con el ERP académico, SIP2 para autopréstamo |
| Catalogación asistida por IA | Variable | Variable | Volumen de material por procesar y grado de integración con el flujo de catalogación |
Los componentes no se suman todos: la mayoría de las universidades contrata implementación, migración, capacitación y soporte, y decide aparte si toma el hosting. Por eso casi todas las cotizaciones que preparamos se entregan en dos versiones, con hosting y sin hosting.
La migración por volumen de registros
Es el componente con mayor dispersión de precio, porque no depende solo del número de registros sino de en qué estado llegan. Un acervo de 9.000 registros sucio puede costar más que uno de 25.000 bien mantenido.
| Volumen | Duración típica | Qué encarece este tramo |
|---|---|---|
| ~9.000 registros | 3 a 5 semanas | Depuración de duplicados y generación e impresión de códigos de barras faltantes |
| ~16.600 registros | 5 a 8 semanas | Sistema de origen sin exportación estándar, que obliga a extraer desde la base de datos |
| ~25.000 registros, 3 sedes | 8 a 12 semanas | Parametrización y validación independientes por campus |
| Más de 100.000 registros | 3 a 6 meses | Autoridades propias, histórico de circulación e integraciones institucionales |
El detalle técnico de cada tramo está en cómo migrar a Koha desde otro sistema.
Qué hace subir el precio
- Varias sedes. Es el multiplicador más fuerte. Tres campus significan tres juegos de reglas de circulación, tres calendarios, tres grupos de usuarios y tres validaciones.
- Datos de origen en mal estado. Duplicados, campos mezclados, codificación heredada, ejemplares sin código de barras. Toda la limpieza es trabajo manual o semiautomático que hay que revisar.
- Un sistema de origen sin exportación estándar. Si no hay salida en ISO 2709 ni MARCXML, hay que extraer desde la base de datos y construir la conversión desde cero.
- Integraciones con sistemas institucionales. Autenticación contra el directorio de la universidad, sincronización de estudiantes desde el ERP académico, autopréstamo por SIP2, cosecha del repositorio.
- Nivel de servicio exigente. Un SLA con respuesta en horas y atención extendida cuesta más que uno con respuesta en días hábiles.
- Personalización profunda del OPAC. Aplicar la identidad visual es económico; rediseñar la experiencia de búsqueda es un proyecto de desarrollo.
- Trabajo físico sobre el acervo. Inventario, rotulado y pegado de etiquetas se cotiza por ejemplar y es independiente del software.
Qué hace bajar el precio
- Entregar una exportación limpia en MARC21 desde el sistema actual.
- Tener decidida la parametrización: tipos de ejemplar, categorías de usuario y reglas de préstamo definidas antes de arrancar.
- Asignar una contraparte responsable en la biblioteca que valide los lotes de prueba sin demoras.
- Empezar con una sede y escalar después, en lugar de migrar los tres campus el mismo semestre.
- Aceptar el OPAC estándar con la identidad visual de la institución, y dejar el rediseño para una segunda fase.
- No migrar el histórico completo de circulación si nadie lo va a consultar.
Costo total de propiedad frente a un ILS propietario
La comparación honesta se hace a cinco años, no al primer año, porque es ahí donde se separan las curvas. La estructura es esta:
| Concepto | Koha | ILS propietario con licencia anual |
|---|---|---|
| Licencia | No existe | Cuota anual recurrente, con frecuencia indexada y en dólares |
| Módulos adicionales | Incluidos en el software | Suelen cobrarse por separado |
| Crecimiento del catálogo o de usuarios | Sin costo por volumen | Puede cambiar el tramo de licencia |
| Año 1 | Implementación, migración, capacitación y hosting | Licencia, implementación y migración |
| Años 2 a 5 | Hosting y soporte; la curva se aplana | Licencia más mantenimiento; la curva se mantiene o sube |
| Cambio de proveedor | Posible: el software y los datos son de la institución | Implica cambiar de sistema y migrar de nuevo |
| Salida de datos | Exportación estándar en MARC21 y acceso directo a la base de datos | Depende de lo que el contrato permita exportar |
No afirmamos que Koha sea siempre más barato: una universidad sin ningún apoyo técnico que contrate un SLA exigente puede gastar en servicios una cifra comparable a una licencia. La diferencia estructural está en otro lado: en Koha ese gasto es contestable —se puede renegociar, dividir entre proveedores o internalizar— y no compra el derecho a seguir usando el software, sino trabajo.
Los costos que no aparecen en la cotización
Hay tres partidas que rara vez figuran en una propuesta y que sin embargo consumen presupuesto real. Conviene contabilizarlas desde el inicio para no descubrirlas a mitad del proyecto.
- Horas del equipo de la biblioteca. Alguien tiene que validar los lotes de prueba, decidir la parametrización, revisar los registros migrados y asistir a las capacitaciones. En un proyecto de 20.000 registros eso puede significar varias semanas de dedicación parcial de una o dos personas. No es un costo del proveedor, pero sí un costo de la institución.
- Trabajo físico sobre el acervo. Si hay que rotular ejemplares, imprimir y pegar etiquetas de código de barras o hacer inventario, ese esfuerzo se cotiza por ejemplar y es independiente del software. En acervos que nunca tuvieron códigos de barras suele ser la partida más grande de todo el proyecto.
- La deuda de datos acumulada. Un catálogo con duplicados y descripciones incompletas seguirá teniendo esos problemas después de migrar. Depurarlo es una decisión aparte: se puede posponer, pero no desaparece por cambiar de sistema.
La contrapartida es que estos tres costos se pagan una sola vez y dejan el acervo en mejor estado del que tenía. Si se van a asumir, la migración es el momento más barato para hacerlo, porque todo el material ya está siendo tocado.
Cómo pedir una cotización comparable
Las cotizaciones de distintos proveedores suelen ser incomparables porque cada uno asume cosas distintas. Para recibir propuestas que puedas poner lado a lado, especifica estos ocho puntos:
- Número de registros bibliográficos, de ejemplares y de usuarios activos.
- Sistema de origen y versión exacta, e indica si ya tienes una exportación en MARC21.
- Número de sedes y si cada una tiene reglas de circulación propias.
- Si quieres la propuesta con hosting y sin hosting, como dos líneas separadas.
- Nivel de soporte esperado: horario de atención, tiempo de respuesta para una caída del OPAC y bolsa de horas anual.
- Integraciones requeridas: autenticación institucional, ERP académico, autopréstamo, repositorio.
- Capacitación: cuántas personas, cuántas sesiones, remota o presencial.
- Qué se entrega al finalizar: manuales, acta de migración con conteos verificados y credenciales de administración.
Pide siempre que la propuesta separe lo que se paga una sola vez de lo que se paga cada año. Es la única forma de proyectar el costo a cinco años y de comparar contra la renovación de un sistema propietario.
Cuando tengas los números de tu acervo, pide una cotización en nuestro servicio de Koha.