Implantação e hospedagem OJS: passo a passo, requisitos, prazos e custos

Passo 1: definir o escopo do projeto

Antes de qualquer decisão técnica, há três perguntas a responder. A revista é nova ou já existe e publica hoje em outro sistema, como um site sob medida, WordPress ou uma versão antiga do OJS? Quantos números anteriores precisam entrar no novo sistema, e em que estado estão esses arquivos e metadados? A instituição vai operar uma revista ou várias? Uma mesma instalação do OJS hospeda várias revistas, cada uma com domínio ou subdomínio, equipe e aparência próprios.

A resposta à segunda pergunta é a que mais muda o projeto. Uma revista nova, sem histórico, é implantada em semanas. Uma revista com quinze anos de números publicados, que precisam entrar com os metadados corretos, é na prática um projeto de migração de dados com um componente de software por cima.

Passo 2: requisitos técnicos e versão

O OJS roda sobre uma pilha relativamente padrão, Linux com PHP e banco MySQL/MariaDB ou PostgreSQL, mas a versão importa. A série de suporte de longo prazo (LTS) vigente é a OJS 3.5: a versão mais recente, 3.5.0-6, saiu em 1º de novembro de 2026, exige PHP 8.2 ou superior e tem fim de vida previsto pelo PKP para o segundo trimestre de 2029. As séries 3.4 e 3.3 recebem correções só até o segundo trimestre de 2027. Instalar em uma versão com fim de vida tão próximo é começar o projeto com uma dívida técnica agendada. O Ibict, que introduziu o OJS no Brasil, também recomenda as versões LTS.

Além do servidor, são necessários um domínio ou subdomínio próprio da revista, um certificado HTTPS, armazenamento dimensionado para os números e arquivos suplementares, lembrando que os originais de cada submissão costumam pesar mais do que os galleys publicados, e uma política de backup do banco de dados e dos arquivos. As duas camadas são igualmente críticas: perder uma sem o backup da outra deixa o sistema em estado inconsistente.

Hospedagem OJS: nuvem gerenciada ou servidor da instituição

Se o trabalho de manter o servidor não estiver atribuído explicitamente a alguém, a hospedagem gerenciada costuma sair mais barata no médio prazo do que um servidor próprio desatendido. A BiblioLabTech oferece as duas modalidades: na nuvem gerenciada, entrega o servidor com backups automáticos, certificado TLS, monitoramento e atualizações; no data center da instituição, a equipe de TI mantém o controle e a BiblioLabTech opera a camada de aplicação. Os critérios de backup, disponibilidade e SLA que detalhamos em hospedagem DSpace valem também para revistas.

O OJS guarda dados pessoais de autores, avaliadores e leitores cadastrados, como nomes, e-mails e afiliações. No Brasil, isso coloca a hospedagem sob a LGPD (Lei nº 13.709/2018): o contrato deve definir a instituição como controladora e o fornecedor como operador, as medidas de segurança e, se os servidores ficarem fora do país, a base legal da transferência internacional.

Passo 3: instalação e configuração inicial

Com a infraestrutura pronta, instala-se o OJS e configuram-se os dados de base da revista: título, sigla, ISSN ou e-ISSN, contato principal, contato de suporte técnico e os idiomas de publicação. Define-se a estrutura de seções, como artigos originais, revisões, resenhas e editoriais, e personaliza-se o tema visual com a identidade da revista. É também o momento de criar os usuários e atribuir os papéis: gerente da revista, editores, editores de seção e, se já forem conhecidos, os avaliadores habituais. Nos nossos projetos, essa etapa costuma revelar que a revista não tinha formalizado os próprios papéis, e é preciso defini-los antes de configurá-los no sistema, não o contrário.

Passo 4: migrar o histórico, se houver

É o passo mais subestimado no orçamento. Não existe forma automática de transformar um site sob medida ou uma coleção de PDFs soltos em números bem estruturados no OJS. Os caminhos reais são três:

• Importação estruturada: com metadados organizados em CSV ou XML (título, resumo, autoria, volume e número de cada artigo), boa parte da carga pode ser automatizada.
• Migração a partir de outra instalação do OJS: artigos, números, usuários e histórico de submissões são transferidos de forma mais direta.
• Carga manual com o Quick Submit: sem metadados estruturados, cada número antigo vai direto para publicação, sem repetir uma avaliação que já aconteceu anos atrás.

Se a revista já usa um OJS antigo, a atualização segue a política do PKP: de qualquer versão anterior à 3.3, é preciso passar primeiro pela 3.3 e depois seguir para a 3.5; a partir da 3.3, o salto direto para a 3.5 é suportado. O trabalho é feito sobre uma cópia, com backup completo, verificando artigos, galleys, usuários e DOIs antes de mudar a produção. Os DOIs já registrados são mantidos, a URL de destino é atualizada na Crossref se o domínio mudar e redirecionamentos permanentes preservam os links citados.

Quando implantamos o OJS em uma revista consolidada, o primeiro entregável desta etapa não é software: é um inventário dos números existentes, do formato dos arquivos e da completude dos metadados. É esse inventário que define se a migração leva duas semanas ou dois meses.

Passo 5: configurar o fluxo editorial

Com a revista instalada e o histórico resolvido, configuram-se as peças do dia a dia: o formulário de avaliação, os prazos padrão de cada revisão, os modelos de e-mail de cada etapa (confirmação de submissão, convite para avaliar, decisão editorial) e as permissões de cada papel nas quatro etapas do fluxo. Se a revista vai usar avaliação duplo-cega, ela é ativada aqui e testada com uma submissão de ensaio. A capacitação é feita por papel (editores, avaliadores, revisores e diagramadores, autores e administração do site), na instância real e com um manuscrito de teste que percorre o fluxo inteiro.

Passo 6: DOI via Crossref

Atribuir DOI exige trâmites fora do OJS antes de mexer no sistema: a revista precisa ter um prefixo próprio na Crossref, no formato 10.xxxx. No Brasil, muitas revistas chegam a ele por meio de um patrocinador (sponsor) da Crossref, organizações que oferecem suporte administrativo, de faturamento, técnico e no idioma local; a ABEC Brasil, por exemplo, atendia 1.312 membros no fim de 2024. Com as credenciais em mãos, ativa-se o plugin da Crossref no OJS, configura-se o prefixo, escolhe-se em que momento o DOI é atribuído e informam-se as credenciais de depósito, que pode ser automático a cada publicação ou manual. A configuração do plugin não tem custo; a anuidade e a taxa por DOI são cobradas pela Crossref ou pelo patrocinador, não pela BiblioLabTech.

Passo 7: preparar indexação e preservação

Se a revista quer ser indexada, há requisitos de forma que o OJS exibe bem quando configurados a tempo. O Catálogo 2.0 do Latindex avalia 38 características em cinco blocos e exige as sete básicas mais pelo menos 23 das demais, além de site institucional próprio e dois anos de versão digital. O DOAJ pede, entre outros pontos, pelo menos um ano publicando em acesso aberto ou dez artigos publicados, cinco artigos científicos por ano, ISSN válido, avaliação por pares e política de acesso aberto visível no site. No SciELO, cada coleção nacional, como a do Brasil, define os seus critérios. Nenhum índice se compra nem é garantido pelo software.

A preservação também se configura desde o primeiro número. O OJS pode depositar o conteúdo na rede de preservação do PKP, a PKP PN, e no Brasil existe a Rede Cariniana, do Ibict, uma rede nacional dedicada à preservação de periódicos de acesso aberto, baseada no modelo distribuído LOCKSS e com plugin próprio para o OJS 3.

Passo 8: piloto e primeiro número

Antes de anunciar a revista, convém rodar um ciclo completo com uma submissão de teste que passe pelas quatro etapas, para verificar se as notificações chegam, se os formulários funcionam e se o galley final sai como esperado. Resolvido isso, publica-se o primeiro número real e abre-se a chamada pública de submissões.

Implantação e hospedagem OJS: prazos e custos realistas

Os prazos são de trabalho efetivo, não de calendário: em calendário, uma revista nova costuma levar de seis a dez semanas, e um histórico grande ou várias revistas, de dois a quatro meses, porque as decisões dependem da agenda do comitê editorial. As faixas de custo cobrem implantação e migração e não incluem a Crossref nem a hospedagem recorrente; depois do primeiro ano, o custo recorrente costuma ser uma fração do inicial.

Erros frequentes e o que cabe à revista

Três erros se repetem em revistas que nos procuram depois de uma primeira tentativa: instalar uma versão sem suporte vigente, quase sempre seguindo um tutorial desatualizado; configurar o fluxo sem políticas editoriais escritas, o que obriga a refazer formulários e prazos; e tratar a migração do histórico como tarefa de fim de semana. A instituição precisa definir as políticas editoriais, quem ocupa cada papel e quem decide sobre metadados incompletos dos números antigos. A BiblioLabTech cuida da infraestrutura, da configuração técnica e da migração de dados; a decisão editorial é sempre da revista.

Se você ainda quer entender o sistema antes de decidir, comece por o que é OJS. Se a instituição também publica teses e relatórios, veja como o OJS convive com um repositório institucional. E para receber uma proposta sobre o inventário real da sua revista, fale com o nosso serviço de OJS.

O OJS é software livre desenvolvido e mantido pelo Public Knowledge Project, em pkp.sfu.ca.