Installation et hébergement d'OJS : le guide étape par étape

Étape 1 : définir le périmètre du projet

Avant toute décision technique, trois questions. S'agit-il d'une revue nouvelle, ou d'une revue qui publie déjà sur un autre système (site sur mesure, WordPress, ancienne version d'OJS) et doit migrer ? Combien d'anciens numéros faut-il reprendre, et dans quel état sont leurs fichiers et leurs métadonnées ? L'établissement exploitera-t-il une seule revue ou plusieurs, sachant qu'une même installation d'OJS peut héberger plusieurs revues, chacune avec son domaine ou sous-domaine ?

C'est la deuxième question qui change le plus le projet. Une revue nouvelle, sans historique, se met en place en quelques semaines. Une revue qui a quinze ans de numéros à reprendre avec des métadonnées correctes est, en pratique, un projet de migration de données surmonté d'un volet logiciel.

Étape 2 : les prérequis de l'installation et de l'hébergement d'OJS

OJS repose sur une pile classique, mais les versions comptent. La branche à privilégier est OJS 3.5 LTS : désignée version à soutien prolongé en juillet 2026 avec la 3.5.0-5, elle en est à la 3.5.0-6, publiée le 1er novembre 2026, et le calendrier de PKP prévoit de la maintenir jusqu'au deuxième trimestre 2029. Elle exige PHP 8.2 ou une version ultérieure, avec les extensions habituelles (curl, gd, intl, mbstring et xml, entre autres), et une base MySQL, MariaDB ou PostgreSQL. Les branches 3.4 et 3.3 LTS sont encore maintenues, mais arrivent en fin de vie en 2027. Autre point d'attention : PHP 8.2 ne reçoit plus de correctifs de sécurité après le 31 décembre 2026, ce qui invite à partir d'une version de PHP plus récente compatible avec votre version d'OJS. Installer aujourd'hui sur une branche en fin de vie, c'est démarrer avec une dette technique déjà programmée.

Au-delà du serveur, il faut :

• un domaine ou un sous-domaine propre à la revue, ou à chaque revue s'il y en a plusieurs ;
• un certificat HTTPS ;
• un stockage dimensionné selon le nombre de numéros et de fichiers complémentaires, sachant que les fichiers originaux de chaque soumission pèsent souvent plus que les épreuves publiées ;
• une politique de sauvegarde de la base de données et des fichiers, car les deux sont aussi critiques l'un que l'autre : perdre l'un sans l'autre laisse le système dans un état incohérent.

Reste à décider qui héberge et exploite la plateforme.

Si ce travail n'est attribué à personne de façon explicite, l'hébergement géré revient en général moins cher à moyen terme qu'un serveur interne laissé sans surveillance.

Étape 3 : installation et configuration initiale

L'infrastructure prête, on installe OJS et on renseigne les données de base de la revue : titre, abréviation, ISSN ou ISSN électronique s'il existe, contact principal, contact technique et langue ou langues de publication. OJS est multilingue, interface comprise, et sa traduction couvre le français et le français canadien. On définit aussi la structure des rubriques (articles originaux, synthèses, comptes rendus, éditoriaux) et on adapte le thème graphique à l'identité de la revue.

C'est également le moment de créer les utilisateurs et de leur attribuer un rôle : gestionnaire de la revue, rédacteur en chef, rédacteurs de rubrique et, s'ils sont connus, évaluateurs habituels. Dans les projets de BiblioLabTech, cette étape révèle souvent que la revue n'avait pas formalisé ses propres rôles (qui décide, qui choisit les évaluateurs, qui valide la version finale) : il faut alors les définir avant de les configurer, et non l'inverse.

Étape 4 : reprendre l'historique, s'il existe

C'est l'étape la plus sous-estimée dans le budget d'un projet OJS. Aucune méthode automatique ne transforme un site sur mesure ou une collection de PDF épars en numéros correctement structurés dans OJS. Les voies réelles sont les suivantes.

• Import structuré : si l'on dispose de métadonnées organisées en CSV ou en XML (titre, résumé, auteurs, numéro et volume de chaque article), une bonne partie du chargement s'automatise.
• Migration depuis une autre installation d'OJS : si la revue utilisait déjà OJS dans une autre version ou sur un autre serveur, la migration transfère articles, numéros, utilisateurs et historique des soumissions bien plus directement.
• Saisie manuelle avec Quick Submit : sans métadonnées structurées, on charge chaque ancien numéro directement en production, sans repasser par l'évaluation, déjà faite des années plus tôt.

Pour une revue établie, le premier livrable de cette étape n'est pas du logiciel mais un inventaire : quels numéros existent, dans quel format sont leurs fichiers et à quel point leurs métadonnées sont complètes. C'est cet inventaire qui dit si la reprise prendra deux semaines ou deux mois.

Étape 5 : configurer le circuit éditorial

Une fois la revue installée et l'historique traité, on configure ce qui fait tourner le quotidien : le formulaire que rempliront les évaluateurs, les délais par défaut de chaque évaluation, les modèles de courriels automatiques de chaque étape (accusé de réception, invitation à évaluer, décision éditoriale) et les droits de chaque rôle sur les quatre étapes du circuit, à savoir la soumission, l'évaluation, la révision et la production. Si la revue pratique l'évaluation en double aveugle, on l'active ici et on la teste avec une soumission fictive avant d'ouvrir l'appel réel.

Étape 6 : les DOI avec Crossref

Si la revue veut attribuer des DOI à ses articles, cette étape commence hors d'OJS : la revue doit être membre de Crossref et disposer de son propre préfixe DOI, de la forme 10.12345. Avec ces identifiants, on active le module Crossref d'OJS, disponible dans la galerie des modules mais pas toujours installé par défaut, on configure le préfixe, on choisit l'étape à laquelle chaque article reçoit son DOI (en général à la révision ou à la publication) et on saisit les identifiants de dépôt. Le dépôt peut ensuite être automatique à chaque publication, ou manuel, article par article.

Mieux vaut préparer ce réglage dès la configuration initiale, même si le premier numéro ne portera pas encore de DOI : activer le module et valider le préfixe avant la première publication évite de devoir réattribuer des identifiants plus tard. Le paramétrage est gratuit ; l'adhésion à Crossref et le coût de chaque DOI déposé sont facturés directement par Crossref, selon le volume annuel d'articles.

Étape 7 : préparer l'indexation et la préservation

Si la revue vise une indexation, certains éléments se règlent dès la mise en œuvre plutôt qu'après, car ce sont des exigences de forme qu'OJS affiche proprement s'il est bien configuré. DOAJ demande notamment que la politique de libre accès et le processus d'évaluation par les pairs soient visibles sur le site public de la revue, ce que l'interface d'OJS expose si les champs de configuration sont bien remplis. OJS permet aussi de déposer les contenus publiés dans le réseau de préservation de PKP (PKP Preservation Network), pensé pour les revues qui n'ont pas accès à des infrastructures d'archivage commerciales ; plusieurs index valorisent ce critère et il vaut mieux l'activer dès le premier numéro.

Aucune de ces démarches n'est réglée par le logiciel seul : l'admission dépend du mérite éditorial de la revue. Mais une information publique bien configurée dès le départ évite de devoir la reconstruire article par article au moment d'une candidature.

Étape 8 : pilote et premier numéro

Avant d'annoncer la revue, il faut faire tourner un cycle complet avec une soumission d'essai, fictive ou réelle et sans enjeu, qui traverse les quatre étapes pour vérifier que les notifications arrivent, que les formulaires fonctionnent et que l'épreuve finale s'affiche comme prévu. Une fois ce test concluant, on publie le premier vrai numéro et on ouvre l'appel public à contributions.

Délais réalistes

Ces fourchettes mesurent le temps de travail effectif, pas le temps calendaire : une revue dont le comité de rédaction ne se réunit qu'une fois par semaine allonge n'importe lequel de ces délais, non à cause du logiciel mais de la disponibilité des personnes qui doivent trancher.

Ce que coûte une installation d'OJS

OJS n'a pas de licence, mais le projet a un coût. À titre de référence, dans les projets de BiblioLabTech, la première année se situe entre 1 500 et 3 000 USD pour une revue nouvelle sans historique, entre 3 000 et 6 000 USD pour une revue existante avec un historique modéré à migrer, et entre 6 000 et 10 000 USD pour une revue au long historique et aux métadonnées incomplètes. Pour plusieurs revues d'une même maison d'édition universitaire, le coût s'additionne par revue, avec une remise sur l'infrastructure partagée. Ces fourchettes couvrent la mise en œuvre et la migration ; elles n'incluent ni l'adhésion à Crossref, que la revue contracte directement, ni l'hébergement s'il est contracté à part.

Mettre à jour une ancienne installation d'OJS

Si votre revue tourne sur une ancienne version, la mise à jour se fait par étapes, selon la politique de PKP : depuis une version antérieure à la 3.3, il faut d'abord passer en 3.3, puis en 3.5. BiblioLabTech travaille toujours sur une copie, vérifie articles, épreuves, utilisateurs et DOI, et ne bascule la production qu'ensuite. Les DOI déjà enregistrés sont conservés et leur URL cible est mise à jour chez Crossref si le domaine change ; lorsque la structure des adresses évolue, des redirections permanentes maintiennent les liens publiés dans d'autres articles.

Les erreurs fréquentes

Trois erreurs reviennent chez les revues qui nous sollicitent après une première tentative manquée. La première consiste à installer une version d'OJS sans support en cours, souvent parce qu'un tutoriel générique trouvé en ligne était périmé : le système démarre sans correctifs de sécurité. La deuxième consiste à configurer le circuit éditorial avant que la revue ait écrit ses propres politiques, ce qui oblige à refaire formulaires et délais plusieurs fois en cours de route. La troisième, la plus coûteuse, consiste à sous-estimer la reprise de l'historique : la traiter comme une tâche d'un week-end alors qu'il s'agit de centaines de notices à vérifier une à une.

Ce que l'établissement doit apporter

Aucun prestataire ne peut tout résoudre seul. L'établissement doit définir, avant ou pendant la mise en œuvre, les politiques éditoriales de la revue (évaluation en aveugle ou ouverte, délais, critères de refus), la personne qui assume chaque rôle du circuit et, s'il existe un historique, qui a l'autorité pour trancher les métadonnées incomplètes ou ambiguës des anciens numéros. BiblioLabTech prend en charge l'infrastructure, la configuration technique et la migration des données ; la décision éditoriale de fond appartient toujours à la revue.

Pour comprendre d'abord le système et son circuit, lisez qu'est-ce qu'OJS. Si votre université a aussi besoin d'un espace pour ses thèses et sa production non périodique, voyez notre guide du dépôt institutionnel et notre présentation de DSpace. Et pour un devis fondé sur l'inventaire réel de vos numéros, avec accompagnement de la reprise d'historique et de la configuration Crossref, passez par notre service OJS.