Escuela Colombiana de Ingeniería Julio Garavito: catálogo, repositorio, metabuscador y asistente de referencia sobre una sola infraestructura

Contexto de la institución

La Escuela Colombiana de Ingeniería Julio Garavito es una universidad privada con sede en Bogotá, especializada en ingeniería y disciplinas afines. Su biblioteca atiende a una comunidad académica que trabaja con literatura técnica, normativa y producción propia de investigación, y que exige tanto un catálogo actualizado como acceso rápido a la producción institucional.

El reto

La biblioteca no tenía un problema aislado que resolver, sino cuatro frentes que se condicionaban entre sí. El catálogo y el repositorio vivían como sistemas separados, con interfaces distintas para el usuario. El proceso técnico dependía de digitación manual, tanto para catalogar material nuevo como para describir los documentos que entraban al repositorio. Los recursos electrónicos suscritos, el catálogo y la producción propia se consultaban por caminos distintos, de modo que un estudiante tenía que saber de antemano dónde buscar. Y el equipo de referencia dedicaba una parte alta de su jornada a responder consultas operativas repetidas.

Resolver uno solo de esos frentes habría dejado los otros tres en pie, así que el proyecto se planteó como una plataforma integrada y no como cuatro compras independientes.

Qué implementamos

• Koha como sistema integrado de gestión bibliotecaria, con su catálogo público en línea.
• BiblioScan AI para catalogación asistida por inteligencia artificial a partir de fotografías del material.
• DSpace como repositorio institucional de acceso abierto para la producción académica de la universidad.
• MetaExtract API integrada al flujo de depósito del repositorio, para autollenar los metadatos descriptivos de cada documento.
• BiblioMeta como metabuscador, con panel de administración y estadísticas de uso en tiempo real.
• ChatBot Referencista para el servicio de referencia de la biblioteca.

Cómo lo hicimos

El proyecto se ejecutó por fases y no en un único despliegue simultáneo, precisamente porque cada componente depende de que el anterior esté estable.

1. Infraestructura. Se aprovisionó un servidor dedicado de la universidad, administrado por nuestro equipo, que aloja el catálogo y el repositorio con HTTPS, respaldos automáticos y monitoreo.
2. Modelo de información. Se acordaron el perfil de catalogación MARC21, la estructura de comunidades y colecciones del repositorio y el esquema de metadatos con sus campos obligatorios.
3. Migración y carga. Se migraron los datos bibliográficos y de usuarios al catálogo y se cargó la producción académica al repositorio.
4. Capa de inteligencia artificial. Se integraron BiblioScan AI al flujo de procesos técnicos y MetaExtract API al formulario de depósito, con revisión humana obligatoria antes de guardar cada registro.
5. Descubrimiento. Se conectaron las fuentes de la biblioteca a BiblioMeta y se publicó como punto de entrada de búsqueda, con su panel de métricas.
6. Servicio de referencia. Se preparó el corpus institucional del asistente conversacional, se definieron las reglas de escalamiento al personal y se hizo un piloto interno antes de abrirlo al público.

Resultado

La biblioteca opera hoy sobre una plataforma coherente: el catálogo, el repositorio y el metabuscador son accesibles públicamente, el repositorio expone su contenido a buscadores académicos y agregadores, y las tareas de descripción documental pasaron de transcripción a revisión. La relación se ha sostenido en el tiempo con ampliaciones sucesivas del alcance, y el servicio de asistente de referencia es el componente más reciente incorporado.

Tecnologías

Koha, DSpace, BiblioScan AI, MetaExtract API, BiblioMeta, ChatBot Referencista, MARC21, Dublin Core, OAI-PMH, servidor Linux dedicado administrado por BiblioLabTech.