Universidad Americana (Paraguay) : dépôt institutionnel DSpace dans le cloud, avec des métadonnées assistées par IA

Contexte de l'institution

L'Universidad Americana est une université privée dont le siège se trouve à Asunción, au Paraguay. Comme beaucoup d'établissements de la région, elle est arrivée au projet avec une production académique accumulée (thèses, travaux de fin d'études, articles et documents institutionnels) qui existait sous forme de fichiers, et non comme un fonds publié et consultable.

Le défi

L'objectif était double, et ses deux volets comptaient autant l'un que l'autre. D'abord, mettre en ligne un dépôt institutionnel réunissant la production académique selon les standards internationaux, avec des identifiants pérennes et des métadonnées que les moteurs de recherche académiques et les agrégateurs puissent moissonner. Ensuite, faire en sorte que ce dépôt ne dépende pas d'une infrastructure propre que l'université aurait dû provisionner, sécuriser et maintenir.

Un risque bien connu dans ce type de projet s'y ajoutait : un nouveau dépôt naît avec une dette de chargement initial. Si décrire chaque document accumulé exige une transcription manuelle, le dépôt est inauguré avec cinquante documents et en reste là. C'est ce schéma qui explique que la région compte tant de dépôts officiellement actifs et pratiquement vides.

Ce que nous avons mis en place

• DSpace comme dépôt institutionnel en accès ouvert, hébergé dans le cloud sur une infrastructure gérée par BiblioLabTech.
• MetaExtract API, intégrée au circuit de dépôt, pour préremplir les métadonnées descriptives de chaque document entrant.

Notre démarche

1. Définition du modèle d'information. La structure des communautés et des collections selon l'organisation académique de l'université, le schéma de métadonnées et ses champs obligatoires, les types de documents et les licences d'utilisation ont été arrêtés d'un commun accord.
2. Déploiement dans le cloud. L'infrastructure a été provisionnée avec HTTPS, sauvegardes automatiques et supervision, sans exiger de serveurs ni de personnel d'exploitation de la part de l'université.
3. Chargement initial des contenus. La production accumulée a été versée avec ses fichiers et ses métadonnées, MetaExtract API accélérant la description et une relecture humaine précédant la publication de chaque document.
4. Personnalisation et interopérabilité. L'interface a été adaptée à l'identité de l'université, et l'exposition OAI-PMH, les métadonnées destinées aux moteurs de recherche académiques et le moissonnage par les agrégateurs régionaux ont été configurés.
5. Formation et ouverture. L'équipe de la bibliothèque a été formée à l'administration des collections, à la relecture des métadonnées et aux circuits d'approbation, puis le dépôt a été ouvert au public.

Résultat

Le dépôt est en ligne et vérifiable publiquement : il figure parmi les mises en œuvre actives que BiblioLabTech présente sur son site. Le contrat DSpace avec MetaExtract API a été renouvelé pour une nouvelle période, et l'université étudie une extension vers DSpace-CRIS, qui ajouterait la gestion de l'information de recherche au dépôt existant. Cette progression, du dépôt au système d'information de recherche, est la voie naturelle quand un établissement commence à devoir rendre compte de sa production par chercheur et par unité.

Technologies

DSpace, MetaExtract API, Dublin Core, OAI-PMH, Handle, hébergement cloud géré par BiblioLabTech, et DSpace-CRIS comme extension à l'étude.