Quanto custa um repositório DSpace: custos reais, faixas em dólar e o que muda o preço

O que é grátis e o que se paga

A confusão mais comum é ler "software livre" como "projeto grátis". Vale separar os três grupos sem rodeios:

• Grátis: o software, as atualizações publicadas pela comunidade, a documentação oficial e o número de itens, coleções, usuários e depósitos. O DSpace não cobra por módulo nem por gigabyte, e o DSpace-CRIS também é software livre.
• Pago: o trabalho humano e a infraestrutura. Instalar, modelar, migrar, capacitar, hospedar, fazer backup, atualizar e responder quando algo falha.
• Pago a terceiros: o prefixo handle, que a CNRI emite para a instituição mediante uma taxa anual, e as bases bibliográficas comerciais, como Scopus e Web of Science, se forem integradas. O ROR e as fontes abertas usadas para importar metadados, como Crossref e SciELO, não têm custo para a universidade; a adesão institucional ao ORCID e à DataCite tem condições próprias, que vale confirmar antes de orçar essas integrações.

Se você ainda está entendendo a plataforma, comece por o que é DSpace.

Quanto custa um repositório DSpace, componente por componente

As faixas abaixo são ordens de grandeza de projetos universitários na América Latina, não uma tabela de preços. Servem para montar um orçamento preliminar e para identificar uma proposta desalinhada; o número real depende das variáveis da última coluna.

Os componentes não se somam todos. A maioria das universidades contrata implantação, capacitação e suporte, decide à parte se fica com a hospedagem e deixa as integrações para uma segunda fase. Por isso a BiblioLabTech entrega as propostas em duas versões, com hospedagem e sem hospedagem, como duas linhas separadas e comparáveis. E toda implantação de DSpace da BiblioLabTech inclui a MetaExtract API sem custo adicional, o que reduz o trabalho de descrever o acervo na carga inicial.

Repositório novo ou migração: dois projetos diferentes

É a primeira pergunta a responder, porque muda a forma do orçamento, e não só o seu tamanho.

O detalhe técnico de cada cenário está em migração e atualização do DSpace. Quanto ao risco do repositório vazio, ele é real e frequente. Na Universidad Americana, do Paraguai, o gargalo não era o software, e sim o tempo de transcrever à mão a descrição de cada documento; a extração automática de metadados no fluxo de depósito resolveu isso.

O que faz o preço subir

• O volume em gigabytes, não o número de itens. Um repositório com 3.000 teses em PDF de alta resolução custa mais para migrar e hospedar do que um com 12.000 registros de artigos leves.
• A camada CRIS. Modelar pesquisadores, projetos, unidades e financiamentos, normalizar o cadastro e vincular o histórico é um projeto de dados institucionais, não uma opção de configuração. Veja o que é DSpace-CRIS.
• As integrações com sistemas da instituição: login pelo diretório ou SSO, sincronização com o sistema acadêmico e contextos OAI-PMH que cumpram as diretrizes dos agregadores.
• A personalização do frontend. Desde o DSpace 7, a interface é uma aplicação Angular independente: aplicar a identidade visual é barato, mexer na experiência de busca é desenvolvimento.
• Metadados de origem em mau estado: campos misturados, autores escritos de cinco formas, codificação herdada, itens sem arquivo.
• Um SLA exigente. Resposta em horas e atendimento estendido custam mais do que resposta em dias úteis.
• A transferência do prefixo handle quando o repositório anterior o tinha em nome de terceiros: é gestão, não programação, mas consome tempo do projeto.

O que faz o preço baixar

• Chegar com a árvore de comunidades e coleções decidida, junto com os tipos documentais e a política de acesso.
• Ter resolvidas as autorizações dos autores e o modelo de licença de depósito antes de começar.
• Entregar uma exportação limpa do sistema anterior, em formato padrão.
• Designar uma contraparte responsável na biblioteca, que valide os lotes de teste sem demora.
• Aceitar o tema padrão com a identidade visual da instituição e deixar o redesenho para uma segunda fase.
• Escalonar o projeto: repositório primeiro, CRIS depois. Nunca o contrário, porque um CRIS sobre um repositório vazio não resolve nada.

Os custos que não aparecem na proposta

Três itens raramente constam de uma proposta e, mesmo assim, consomem orçamento real:

• Horas da equipe da universidade. Alguém precisa decidir a estrutura, validar os lotes de teste, obter as autorizações dos autores e participar das capacitações. Não é custo do fornecedor, mas é custo da instituição.
• O crescimento do armazenamento. Um repositório não para de crescer: a cada semestre entram novas teses e dissertações. O disco contratado no primeiro ano quase nunca é o do terceiro, e convém perguntar desde o início quanto custa ampliá-lo. Tratamos disso em hospedagem DSpace.
• O conteúdo que precisa ser obtido. Digitalizar, pedir permissões, correr atrás dos autores. É o custo invisível dos repositórios novos e o que explica por que tantos nascem e não se enchem.

Ano um versus os anos seguintes

A curva de custo de um repositório livre tem um formato característico: o primeiro ano concentra quase todo o gasto, porque implantação, migração, personalização e capacitação são pagas uma vez, e a partir do segundo fica apenas o gasto recorrente, que é hospedagem, suporte e a taxa do prefixo handle. É o contrário de uma plataforma com licença anual, em que parte do orçamento de cada ano paga o direito de continuar usando o software. A diferença não é só de valor: no DSpace, esse gasto recorrente é negociável, pode ser dividido entre fornecedores ou internalizado e não condiciona o acesso aos dados.

Como pedir orçamentos comparáveis

Propostas de fornecedores diferentes costumam ser incomparáveis porque cada um parte de premissas diferentes. Para receber orçamentos que possam ser colocados lado a lado, especifique estes oito pontos:

1. Se é repositório novo ou migração e, nesse caso, de qual sistema e de qual versão exata.
2. Quantos itens e quantos gigabytes de arquivos existem, ou quantos você espera depositar no primeiro ano.
3. Se já existem prefixo handle ou DOIs publicados, e em nome de quem estão.
4. Se você quer a proposta com e sem hospedagem, em duas linhas separadas, indicando o armazenamento incluído e o custo de ampliá-lo.
5. Se precisa do DSpace-CRIS agora ou em uma fase posterior; peça que seja orçado à parte nos dois casos.
6. Quais integrações são necessárias: login institucional, agregadores como o Oasisbr, ORCID, DataCite, sistema acadêmico.
7. O nível de suporte esperado: horário, tempo de resposta a uma queda e pacote anual de horas.
8. O que será entregue no fim: manuais, ata de carga com contagens conferidas, credenciais de administração e confirmação de que os identificadores resolvem.

Peça sempre que a proposta separe o que se paga uma única vez do que se paga todo ano. É a única forma de projetar o custo em cinco anos, que é o horizonte em que um repositório de software livre se diferencia de uma plataforma com licença recorrente. Quando você tiver o número de itens, os gigabytes e a decisão sobre a camada de pesquisa, a BiblioLabTech devolve uma proposta sobre números reais pelo serviço de implantação de DSpace e DSpace-CRIS.

O DSpace é software livre mantido pela sua comunidade internacional, com a LYRASIS como organização anfitriã, em dspace.org.